EESTI MEREAKADEEMIA KVALITEEDIKÄSIRAAMAT
SISUKORD
- Sissejuhatus
- Mõisted ja lühendid
- Kvaliteedijuhtimissüsteemi eesmärk ja ulatus
- Huvipooled ja nende ootused
- Kvaliteedijuhtimissüsteemi protsessid ja dokumentatsioon
- Kvaliteedijuhtimissüsteemi põhimõtted
- Riskide ja võimaluste juhtimine
- Ressursid ja tugi
- Teabevahetus ja teadlikkus
- Siseaudit
- Juhtkonnapoolne ülevaatus
- Välisaudit
- Järjepidev parendamine
- Lisa – Viidatud dokumendid ja õigusaktid
-
Sissejuhatus
Eesti Mereakadeemia (EMERA) kvaliteedikäsiraamat kirjeldab EMERA kvaliteedijuhtimissüsteemi (KJS) vastavalt ISO 9001 standardi nõuetele. Dokumendi eesmärk on anda terviklik ülevaade EMERA KJS põhimõtetest, eesmärkidest ja protsessidest ning tagada nende ühtne rakendamine kogu organisatsioonis.
EMERA KJS käsiraamat on suunatud kõigile EMERA töötajatele, juhtkonnale, üliõpilastele ja koostööpartneritele. Käsiraamatu eesmärk on tagada, et kõik osapooled mõistavad EMERA KJS põhimõtteid, eesmärke ja protsesse ning rakendavad neid oma igapäevases töös ja otsustes. Dokument toimib juhendina, mis toetab töötajaid kvaliteedipoliitika elluviimisel, aitab üliõpilastel mõista kvaliteedi tagamise süsteemi ning annab koostööpartneritele tervikliku ülevaate EMERA KJS ülesehitusest ja toimimisest.
EMERA on Tallinna Tehnikaülikooli teaduskonna tasandi akadeemiline struktuuriüksus, mis tegutseb samadel alustel teaduskonnaga. EMERA-l on kõik teaduskonna ja instituudi õigused ja kohustused, kui ülikooli põhikirjas või EMERA põhimääruses ei ole sätestatud teisiti.
EMERA on rahvusvaheliselt tunnustatud, mitmeastmelist merendusalast kõrgharidust ja täiendusõpet andev ning valdkondlikku teadus- ja arendustegevust viljelev ainus omalaadne kompetentsikeskus Eestis.
EMERA missiooniks on :
- olla kõrgelt tunnustatud merendusvaldkonna tippspetsialistide koolitaja,
- panustada teadus- ja arendustegevusse
- osutada teenuseid merendussektorile.
EMERA visioon on kasvada rahvusvaheliselt nähtavaks ja kõrgelt hinnatud merendusvaldkonna kompetentsikeskuseks.
Vastavalt MSOS seadusele:
- Mereõppeasutus peab omama meremeeste väljaõppe, diplomeerimise ja vahiteenistuse aluste rahvusvahelise konventsiooni nõuetele vastavat auditeeritud kvaliteedisüsteemi
- KJS-i nõuetele vastavust eeldatakse, kui selle loomisel on juhindutud standardist ISO 9001 ning meremeeste väljaõppe, diplomeerimise ja vahiteenistuse aluste rahvusvahelise konventsiooni ja õigusaktide nõuetest ning kvaliteedisüsteem on asjakohaselt sertifitseeritud. Kvaliteedisüsteemi auditeerimismeeskonna juhil või kaasataval eksperdil peab olema laevaohvitseri kvalifikatsioon ning ta peab tundma valdkonna õigusakte.
- Kvaliteedisüsteemi kasutusala peab sisaldama laevapere liikmete tasemeõppe (kutse- ja kõrgharidus) ning täienduskoolituse valdkonda, mille eesmärgiks on meremeeste väljaõppe, diplomeerimise ja vahiteenistuse aluste rahvusvahelises konventsioonis ning rahvusvahelises konventsioonis inimelude ohutusest merel sätestatud kvalifikatsiooni omistamine või nimetatud konventsioonides sätestatud teadmiste ja oskuste omandamine või hindamine.
- Mereõppeasutus esitab Transpordiametile kvaliteedisüsteemi välisauditi aruande ühe kuu jooksul välisauditi tegemisest arvates. Kvaliteedisüsteemi esmane sõltumatu välisaudit peab olema läbi viidud kolme kuu jooksul koolitustegevuse algusest või teadmiste ja oskuste hindamisest arvates.
-
Mõisted ja lühendid
Kvaliteedijuhtimissüsteem (KJS) – Juhtimissüsteem, mis suunab ja juhib organisatsiooni kvaliteediga seotud tegevusi.
Tippjuhtkond – EMERA direktor ja direktori asetäitjad.
Kvaliteedialased eesmärgid – Eesmärgid, mis on määratletud EMERA tegevuskavas ning toetavad pidevat parendamist
Kliendid – Õppurid taseme- ja täiendusõppes, samuti koolitusi tellivad organisatsioonid. EMERA teadus- ja arendustegevuse klientideks on uuringuid ja teadmusteenuseid tellivad ettevõtted/organisatsioonid.
Dokumenteeritud teave – Teave, mida hallatakse ja säilitatakse vastavalt Tallinna Tehnikaülikooli asjaajamiskorrale.
Dokumendihaldussüsteem (DHS) – ülikoolis kasutusel olev elektrooniline dokumendihaldussüsteem
TalTech – Tallinna Tehnikaülikool
JPÜ – juhtkonnapoolne ülevaatus
TRAM – Transpordiamet
-
KJS – i eesmärk ja ulatus
EMERA KJS on loodud tagamaks vastavus meresõiduohutuse seaduse ja ISO 9001 standardi nõuetele. Süsteemi ulatus hõlmab merendusalast kõrgharidust, täiendusõpet ning teadus- ja arendustegevust.
-
Huvipooled ja nende ootused
Peamised huvipooled on üliõpilased, töötajad, rahvusvahelised ja riiklikud reguleerivad asutused, ülikool, kliendid ja koostööpartnerid. Nende ootused tuvastatakse ja neid hinnatakse regulaarselt direktoraadi koosolekutel ja juhtkonnapoolsete ülevaatuste käigus.
-
KJS protsessid ja dokumentatsioon
KJS protsessid hõlmavad juhtimis-, tasemeõppe-, täiendusõppe- ning teadus- ja arendustegevuse protsesse. Kõiki protsesse toetavad Tallinna Tehnikaülikooli ja EMERA sisemised eeskirjad ning juhendid.
-
KJS põhimõtted
EMERA KJS põhineb järgmistel põhimõtetel: kliendikesksus, eestvedamine, töötajate kaasamine, protsessikeskne lähenemine, riskipõhine mõtlemine, pidev parendamine ja faktiliste andmete alusel otsustamine.
-
Riskide ja võimaluste juhtimine
Riskijuhtimise eesmärk on tuvastada ja maandada tegurid, mis võivad mõjutada EMERA eesmärkide saavutamist. Riskide hindamine toimub regulaarselt tippjuhtkonna kohtumistel ja ülikooli riskijuhtimise raamistikus.
-
Ressursid ja tugi
EMERA tagab KJS toimimiseks vajalikud ressursid, taristu ja õppetegevuse tugiteenused vastavalt TalTech-is kehtestatud korrale.
-
Teabevahetus ja teadlikkus
Teabevahetus EMERA-s toimub koosolekute, infokirjade ja infosüsteemide kaudu. Töötajad ja üliõpilased on teadlikud KJS põhimõtetest ning nende rollist süsteemi toimimisel.
-
Siseaudit
Siseauditid viiakse läbi vähemalt üks kord aastas, et hinnata KJS vastavust ISO 9001 nõuetele. Auditite tulemused dokumenteeritakse ja neist teavitatakse direktoraati ning töötajaid.
Siseauditi ettevalmistamine:
- Siseauditi plaani, läbiviijad ja vastutajad nimetab direktor oma korraldusega.
- Siseauditi ettevalmistamise käigus tuleb valida auditirühma juht, määratleda auditirühma tööjaotus, koostada auditi küsimustik ning leppida kokku auditi toimumisaeg ja -koht.
Siseauditi läbiviimine:
- Siseaudit algab auditirühma sissejuhatusega, mille läbiviimisel juhindutakse standardi ISO 9001 avakoosoleku peatükist.
- Siseauditi läbiviimise meetoditena kasutatakse intervjuusid, vaatlusi ja dokumenteeritud teabe läbivaatust. Siseaudit on oma olemuselt vastavushindamine.
- Auditeeritavad isikud vastutavad auditirühma liikmetele kõigi vajalike materjalide õigeaegse esitamise eest .
Siseauditi aruannete koostamine ja levitamine
- Siseauditi tulemuste põhjal vormistab auditirühm aruande, aruanne saadetakse auditeeritud isikutele ülevaatamiseks ja kommenteerimiseks, lahendamata eriarvamus lisatakse aruandele, kuid audiitorid ei pea oma aruannet seetõttu muutma, seejärel allkirjastavad siseaudiitorid lõpparuande DHS-is.
- Siseauditi aruanne tuleb esitada pärast allkirjastamist auditeeritud isikutele ja direktorile. Siseauditid säilitatakse DHS –is.
Pärast kõikide siseauditite läbiviimist koostab direktori määratud isik, kes on nimetatud siseauditi plaanis
- siseauditi koondaruande ning allkirjastab selle digitaalselt DHS-s.
- siseauditi
- tähelepanekute ja parenduste
- heade praktikate
- mittevastavuste ja korrigeerivate tegevuste
- riskide
registrid koos vastutajate ja tähtaegadega.
Direktori määratud isik, kes on nimetatud siseauditi plaanis, tutvustab siseauditi aruandeid ja koondaruannet direktoraadile, EMERA nõukogule ja EMERA töötajatele.
-
Juhtkonnapoolne ülevaatus
JPÜ viiakse läbi vähemalt kord aastas, et tagada süsteemi jätkuv sobivus, piisavus ja mõjusus. Ülevaatuse tulemuste põhjal määratakse parendustegevused. JPÜ eesmärgiks on kindlaks määrata ja tagada KJS-i jätkuv sobivus, piisavus ja mõjusus ning joondumine EMERA strateegilise suunaga. JPÜ peab vastama kõikidele standardis ISO 9001 JPÜ nõuetele. JPÜ tuleb viia läbi vähemalt üks kord aastas, soovitavalt enne välisauditi toimumisaega. JPÜ aruande koostab EMERA tippjuhtkond. JPÜ aruanded allkirjastatakse direktori poolt ja säilitatakse DHS-is.
EMERA tippjuhtkond tutvustab JPÜ aruannet direktoraadile, EMERA nõukogule ja EMERA töötajatele.
-
Välisaudit
Välisauditi viib läbi sõltumatu audiitorettevõtja. Välisauditi eesmärgiks on hinnata EMERA KJS-i rakendatust, sealhulgas selle mõjusust, ja/või EMERA ja selle tegevuse vastavust riigisisestele ja rahvusvahelistele nõuetele ning KJS vastavust kehtivatele standarditele ja õigusaktidele.
EMERA KJS-i sertifitseerimise ja välisauditite läbiviimise EMERA-poolset asjaajamist ning koostööd korraldab direktori poolt määratud töötaja. Välisauditi aruanded registreeritakse ja säilitatakse DHS-is.
Direktori poolt määratud töötaja saadab välisauditi aruanne TRAM-ile ühe kuu jooksul välisauditi aruande EMERA-le esitamisest alates.
EMERA tippjuhtkond tutvustab välisauditi aruannet direktoraadile, EMERA nõukogule ja EMERA töötajatele.
-
Järjepidev parendamine
EMERA edendab pidevat parendamist läbi sise- ja välisauditite, tagasiside kogumise ning kvaliteedieesmärkide seire.
Välis- ja siseauditite käigus tehtud parendusvõimalused tuleb kanda registrisse koos tähtaegade ja vastutajatega.
Välis- ja siseauditite käigus tehtud mittevastavusi, riske, tähelepanekuid ja parendusvõimalusi monitoorib direktor koos oma asetäitjatega. Kõik märkused tuleb lahendada või kommenteerida hiljemalt auditi toimumise kalendriaasta lõpuks.
13.Kvaliteedikäsiraamatu eest vastutavad:
13.1 kvaliteedikäsiraamatu haldamise eest – büroojuht;
13.2 kvaliteedikäsiraamatu rakendamise, selle täitmise korraldamise ja järelevalve eest – direktor.
-
Lisa – Viidatud dokumendid ja õigusaktidAsjaajamiseeskiri – Tallinna