Juhtimine ja tugiteenused> Tugistruktuuriüksuste kirjeldused

Turunduse ja kommunikatsiooni osakonna struktuur ja ülesannete kirjeldus

Kinnitatud administratsioonidirektori 01.04.2021 korraldusega nr 57

Redaktsiooni jõustumise kuupäev: 01.04.2021

Microsoft Word

1. Üldsätted

1.1 Käesoleva korraldusega sätestatakse turunduse ja kommunikatsiooni osakonna (edaspidi osakond) struktuur ja ülesannete kirjeldus.

1.2 Osakond on moodustatud ja tegutseb vastavalt haldus- ja tugistruktuuriüksuste põhimäärusele.

1.3 Rektor on määranud osakonna kuulumise administratsioonidirektori (edaspidi vastutusala juht) vastutusalasse.

1.4 Osakonna nimetus inglise keeles on Marketing and Communications Office.

2. Osakonna põhieesmärk

Osakonna põhieesmärk vastavalt haldus- ja tugistruktuuriüksuste põhimäärusele on ülikooli turunduse ja kommunikatsioonitegevuste juhtimine ja elluviimine, brändi, visuaalse identiteedi ja maine juhtimine, kaubamärkide arendus ja haldamine, e-kanalite arengu juhtimine, ülikooli ürituste korraldus vastavalt akadeemilisele protokollile, bränditoodete leviku tagamine, sise- ja väliskommunikatsiooni ning meediasuhete koordineerimine ja teostamine, ülikooli esindamine rahvusvahelistes võrgustikes ning üritustel, välisdelegatsioonide vastuvõtu korraldamine ning koostöösuhete koordineerimine.

3. Osakonna struktuur ja ülesanded

3.1 Osakonna struktuuri kuuluvad eraldi talitustena:
3.1.1 e-kanalite keskus, inglise keeles Centre for E-Channels;
3.1.2 rahvusvaheliste suhete talitus, inglise keeles Division of International Relations.

3.2 Osakonna ülesanded on ülikooli:
3.2.1 turundustegevuse juhtimine, koordineerimine ja arendamine koostöös teiste struktuuriüksustega;
3.2.2 mainekujundus, sise- ja väliskommunikatsiooni juhtimine, koordineerimine ning arendamine koostöös teiste struktuuriüksustega;
3.2.3 ülikooli turunduse ja kommunikatsiooni strateegia väljatöötamine;
3.2.4 e-kanalite (välis- ja siseveebi, e-poe) haldamine ja arendamine ning teiste e-kanalite (sh Moodle, OIS, sotsiaalmeedia, Google, teised veebid) nõustamine ühtlustatud kasutajaloogika ning läbiva disainikeele saavutamiseks, et tagada ülikooli terviklik digitaalne fassaad;

3.2.5 E-kanalite haldamine ja arendus E-kanalite keskuse koordineerimisel, kes:
3.2.5.1 selgitab välja struktuuriüksuste ootused ja vajadused välis- ja siseveebi funktsioonide osas ning sõlmib katuskokkulepped kommunikatsiooniks e-kanalites;
3.2.5.2 planeerib ja kooskõlastab välis- ja siseveebi ning e-poe disaini ja funktsionaalsuse arendustellimused ning kokkuleppe saavutamisel suunab need teostusesse koostöös arenduspartneritega;
3.2.5.3 nõustab teiste, spetsiifilisema rolliga vajalike digikanalite tellimuste loomist ning nende vastavust üldistele nõuetele;
3.2.5.4 haldab välisveebi haldurite võrgustikku;
3.2.5.5 haldab välis- ja siseveebi ning e-poe andmekeskkondi (sh Google Analytics, Matomo), seadistab need soovitud eesmärkide teostumise mõõtmiseks ja annab tagasisidet tulemuste parendamiseks või tõrgete vältimiseks;
3.2.5.6 haldab välisveebi ja e-poe Google jaoks optimeerimise keskkonda ning seadistab selle soovitud eesmärkide teostumise mõõtmiseks ja annab vajalikku tagasisidet tulemuste parendamiseks;
3.2.5.7 korraldab vajadusel täienduskoolitusi e-kanalite võimaluste kohta;
3.2.5.8 nõustab ja koostab veebide hankeid.

3.2.6 ülikooli liikmeskonna ja koostööpartnerite nõustamine turunduse ja kommunikatsiooni alastes küsimustes;

3.2.7 brändi ja visuaalse identiteedi hoidmine ja arendamine, ülikooli esindusmaterjalide loomine, haldus ja korraldus;

3.2.8 kaubamärkide ja sümbolite haldamine, kasutamise koordineerimine ja järelevalve;

3.2.9 meediasuhtluse planeerimine ja korraldamine, info vahendamine meediale jt ülikooli jaoks olulistele sihtgruppidele (sh pressiteadete väljastamine, ülikooli kodulehe sisuline haldamine, kõneisikute leidmine ja artiklite koostamine koostöös meediaväljaannetega);

3.2.10 sisekommunikatsiooni korraldamine (sh ülikooli töötajate uudiskirja haldamine, siseportaali kontseptsiooni juhtimine, jooksva info ja uudiste vahendamine siseportaali ja teiste kanalite kaudu ülikooli liikmeskonnale);

3.2.11 kriisikommunikatsiooni korraldamine (koostöös ülikooli kriisimeeskonnaga ja oluliste partneritega kommunikatsiooni alal);

3.2.12 ajakirja Mente et Manu väljaandmine, ülikooli esindustrükiste koostamine ja väljaandmine;

3.2.13 Eesti-sisese ja rahvusvahelise taseme- ja täiendusõppe turunduse strateegiline planeerimine ning elluviimine koostöös õppeosakonna ja teiste partneritega;

3.2.14 loovlahenduste väljatöötamine (sh trükiste, reklaamide, roll-upide, bannerite jm kujundamine, tootmise korraldus), loovpartnerite hange ning koostöö juhtimine;

3.2.15 meediapindade ostmise korraldus, meediavahenduspartnerite hange ning koostöö juhtimine;

3.2.16 bränditoodete valik ja tellimine, müügi korraldus ülikooli meenetepoes ning meenete e-poes, müügikeskkondade arendus, koostöö teiste struktuuriüksustega;

3.2.17 fotode, videote, lühifilmide, podcastide ja erinevate sotsiaalmeedia tehniliste lahenduste tootmine koostöös partneritega;

3.2.18 ülikooli sündmuste korraldamine ja esinduskollektiivide tegevuse toetamine;

3.2.19 sise- ja väliskommunikatsiooni ning turundustegevuste tulemuslikkuse ja ülikooli maine hindamine ja analüüsimine;

3.2.20 akadeemiliste ürituste (sh lõpuaktuste) korraldamine, protokollitegevuse põhimõtete ja korra arendamine;

3.2.21 Rahvusvaheliste suhete haldus rahvusvaheliste suhete talituse koordineerimisel, kes:

3.2.21.1 võõrustab välisdelegatsioone s.h.
3.2.21.1.1 korraldab delegatsioonide vastuvõtte;
3.2.21.1.2 kaardistab ja analüüsib koostöövõimalusi;
3.2.21.1.3 haldab delegatsioonide andmebaasi.
3.2.21.1.4 hoiab visiidijärgseid kontakte ja planeerib jätkutegevusi;
3.2.21.1.5 haldab rahvusvahelisi kommunikatsioonikanaleid ning korraldab valdkondlikku kommunikatsiooni koostöös õppeosakonnaga;
3.2.21.2 korraldab rahvusvaheliste võrgustike tööd, s.h:
3.2.21.2.1 esindab ülikooli üle-ülikoolilistes võrgustikes;
3.2.21.2.2 koordineerib võrgustikes osalusi, kaasab liikmeskonda;
3.2.21.2.3 haldab andmebaasi, analüüsib tegevusi ja korraldab liitumisprotseduure;
3.2.21.2.4 esindab rahvusvahelistel messidel ülikooli koostöös õppeosakonnaga.
3.2.21.3 haldab rahvusvahelisi partnersuheteid, s.h:
3.2.21.3.1 loob uusi partnersuhteid, korraldab lepingute sõlmimist ja kooskõlastab neid;
3.2.21.3.2 haldab ja ajakohastab andmebaasi;
3.2.21.3.3 analüüsib ja vahendab partnerpäringuid;
3.2.21.3.4 osaleb koostööprojektides koostöös õppeosakonnaga;
3.2.21.3.5 koostab analüüse, ülevaateid, memosid jm valdkondlikke dokumente.

3.2.22 muud osakonna eesmärkide täitmiseks vajalikud tegevused.