E-posti teenuse kasutuskord

Kinnitatud rektori 02.05.2016 käskkirjaga nr 70

Microsoft Word

1. Üldsätted

1.1 E-posti teenuse kasutuskord (edaspidi kord) kehtib kõigile Tallinna Tehnikaülikooli (edaspidi TTÜ) e-posti teenuse (edaspidi teenus) kasutajatele.
1.2 Käesolevas dokumendis reguleeritakse teenuse kasutamise tingimused.
Kord on osa TTÜ töökorralduse regulatsioonist.
1.3 E-posti teenuse haldur on infotehnoloogia osakond.
1.4 E-posti teenuse osutamiseks kasutatakse Microsoft Office 365 platvormi.
1.5 Lisaks käesolevale korrale rakenduvad teenuse kasutajale Microsoft Office 365 kasutustingimused1.

2. E-postkast ja e-posti aadressid

2.1 TTÜ e-postkastid ja e-posti aadressid kuuluvad TTÜle.
2.2 TTÜ ametlikud e-posti aadressid on „@ttu.ee” lõpuga.
2.3 TTÜ e-posti aadressid on avalik teave.
2.4 TTÜ võib e-posti aadressidele edastada TTÜga seotud teavet.
2.5 E-posti aadressid liigituvad isikustatud ja isikustamata aadressideks.
2.6 E-postkastiga võib olla seotud üks või mitu e-posti aadressi.
2.7 Isikustatud TTÜ e-posti aadress ja e-postkast tekivad automaatselt koos TTÜ Uni-ID kasutajatunnuse loomisega. Teenuse haldur edastab isikule andmed talle loodud e-postkasti kohta.
2.8 Isikustatud e-posti aadress ja e-postkast suletakse ja nende kasutusõigus peatatakse TTÜ Uni-ID sulgemisega, samuti eemaldatakse suunamised ning seatakse asjakohane automaatvastus.
2.9 E-postkast säilitatakse suletuna üks aasta.
2.10 Isikustatud e-postkasti kasutamist pärast TTÜs töötamise lõppu võib pikendada vastavalt digitaalse identiteedi eeskirjas sätestatule.
2.11 TTÜl on õigus automatiseeritud sisuanalüüsi abil kontrollida ja vajadusel eemaldada e-kirju ja nende manuseid.

3. Isikustatud e-posti aadress

3.1 Isikustatud e-posti aadress on kujul „Uni-ID kasutajatunnus@ttu.ee”.
3.2 TTÜs töötavatele isikutele ja doktorantidele luuakse lisaks primaarne ees- ja perekonnanimest koosnev e-posti aadress.
3.3 Üliõpilastele luuakse lisaks sekundaarne e-posti aadress kujul „matriklinumber@ttu.ee”.
3.4 TTÜs töötavatel isikutel ja doktorantidel on õigus valida ise endale sobiv e-posti aadress järgmistel juhtudel:
3.5 mitme samanimelise isiku puhul;
3.6 muudel põhjendatud juhtudel.
3.7 Isikustatud e-posti aadressile saabuvaid kirju võib kasutaja edasi suunata.

4. Isikustamata e-posti aadress

4.1 Isikustamata e-posti aadress on TTÜ üksuse, rolli, seadme või funktsiooni e-posti aadress.
4.2 Isikustamata e-posti aadress luuakse ja suletakse teenuse haldurile saadetud tellimuse alusel.
4.3 Igale isikustamata e-posti aadressile määrab teenuse haldur vastutava isiku, lähtudes tellimusest.
4.4 Isikustamata e-posti aadressi eest vastutav isik on kohustatud vähemalt üks kord aasta jooksul kontrollima selle vajalikkust ja ajakohasust.

5. Tööalane ja isiklik kirjavahetus

5.1 TTÜs töötavad isikud peavad tööalases suhtluses kasutama TTÜ e-posti aadresse.
5.2 Isikustatud e-posti aadressi võib kasutada isikliku kirjavahetuse pidamiseks, kuid isiklik kirjavahetus tuleb soovitavalt tähistada üheselt arusaadavalt kui isiklik kirjavahetus, nt paigaldades selle eraldi kausta.
5.3 Isikustamata e-posti aadresse ei kasutata isikliku kirjavahetuse pidamiseks.
5.4 Enne TTÜ Uni-ID sulgemist peab kasutaja eemaldama e-postkastist isikliku kirjavahetuse. Pärast TTÜ Uni-ID sulgemist läheb kogu e-postkasti sisu üle TTÜle.

6. E-postkasti avamine

Isikustatud e-postkasti avamine ja kirjavahetuse lugemine TTÜ poolt on võimalik:
6.1.1 e-postkasti kasutaja nõusolekul;
6.1.2 e-postkasti kasutaja nõusolekuta, vajalikus mahus, e-postkasti kasutaja vahetu juhi taotlusel ja isikuandmete kaitse eest vastutava isiku kooskõlastusel;
6.1.3 infoturbe intsidendi lahendamisel teenuse halduri poolt;
6.1.4 seadusest tulenevatel juhtudel.

7. E-postkasti kasutamise erakorraline peatamine

Teenuse halduril on õigus teenus erakorraliselt peatada:
7.1.1 turvaintsidendi ära hoidmiseks või lahendamiseks;
7.1.2 TTÜ või TTÜga seotud isiku mainekahju vältimiseks;
7.1.3 muu kahjuliku tagajärje ärahoidmiseks.


1Kasutustingimused on viidatud TTÜ e-posti kasutusjuhendis, mis on leitav aadressil http://it.ttu.ee