Juhtimine ja tugiteenused> Tugistruktuuriüksuste kirjeldused

Personaliosakonna struktuur ja ülesannete kirjeldus

Kinnitatud kantsleri 12.01.2022 korraldusega nr 8

Redaktsiooni jõustumise kuupäev: 01.01.2022

1 Üldsätted

1.1 Käesolevaga sätestatakse personaliosakonna (edaspidi osakond) struktuur ja ülesannete kirjeldus.

1.2 Osakond on moodustatud ja tegutseb vastavalt haldus- ja tugistruktuuriüksuste põhimäärusele.

1.3 Rektor on määranud osakonna kuulumise kantsleri (edaspidi vastutusala juht) vastutusalasse.

1.4 Osakonna nimetus inglise keeles on Human Resources Office.

2 Osakonna põhieesmärk

Osakonna põhieesmärk on vastavalt haldus- ja tugistruktuuriüksuste põhimäärusele ülikooli arengut toetava personalipoliitika arendamine ja elluviimine ning töösuhete korraldamine ülikooli huvidest lähtuvalt, samuti arhiivinduse, asjaajamise, dokumendihalduse, juhiabiteenuse, õigusaktide haldamise koordineerimine, korraldamine ja arendamine vastavalt ülikooli põhitegevuse vajadusele.

3 Osakonna struktuur ja ülesanded:

3.1 Põhieesmärgi täitmisel osakond tervikuna:
3.1.1 Koordineerib personalipoliitika väljatöötamist ja elluviimist;
3.1.2 töötab välja personalitööks vajalikud õigusaktid;
3.1.3 arendab välja tunnustamise põhimõtted ja korra;
3.1.4 täidab muudest õigusaktidest tulenevate ja vastutusala juhi poolt antud ülesandeid.

3.2  Osakonna struktuuri kuuluvad
3.2.1 Personaliarenduse talitus  (ingliskeelne nimetus Staff Development Division)
3.2.2 Personalitöö talitus (ingliskeelne nimetus Personnel Management Division )
3.2.3 Kantselei (ingliskeelne nimetus Document Management Division)

3.3 Personaliarenduse talituse ülesanded on ülikooli:
3.3.1 personali koolitus- ja arendustegevuse koordineerimine, sh:
3.3.1.1 töötajate koolitus- ja arendusvajaduste väljaselgitamine;
3.3.1.2 töötajate juhtimise, kõrgkoolididaktika ning sotsiaalsete ja kommunikatiivsete oskuste arendamiseks sisekoolituste väljatöötamine ja nende elluviimise korraldamine;
3.3.1.3 sisseelamisprogrammide väljatöötamine ja elluviimine uutele töötajatele ja esmakordselt juhi ametikoha täitjatele;
3.3.1.4 sisekoolituste kalendri ajakohasuse ja kättesaadavuse tagamine siseveebis;
3.3.2 struktuuriüksuste nõustamine täienduskoolituste korraldamisel;
3.3.3 sisekoolitajate võrgustiku haldamine;
3.3.4 tagasiside kogumise koolitus- arendustegevuste tulemuslikkuse mõõtmiseks ning tegevuste parendamiseks korraldamine;
3.3.5 karjäärinõustamise süsteemi arendamine;
3.3.6 töötajate soolise tasakaalu ja võrdõiguslikkuse edendamine;
3.3.7 tööohutuse- ning töötervishoiualase tegevuse koordineerimine sh:
3.3.7.1 töökeskkonna hindamise ja töötajate juhendamise korraldamine;
3.3.7.2 töötervishoiu tervisekontrollide läbiviimise korraldamine;
3.3.7.3 tegevusvaldkonnaga seotud registrite haldamine ja valdkondlike andmete riiklikes registrites pidamine.

3.4 Personalitöö talituse ülesanded on ülikooli:
3.4.1 personaliandmebaasi, sh võlaõiguslike lepingute alusel teenust osutavate füüsiliste isikute registri, emeriitide registri, professori ametikohtade taotluste registri ja tenuuri ametikohtade koosseisu haldamine;
3.4.2 töölepingute, puhkuse- ja personalikorralduste haldamine;
3.4.3 ülikoolile teenust osutavate füüsiliste isikute võlaõiguslike lepingute menetlemine;
3.4.4 töötajate ja võlaõiguslike lepingute alusel teenust osutavate füüsiliste isikute andmete riiklikes registrites haldamine;
3.4.5 läbipääsukaartide tellimine ja väljastamine töötajatele;
3.4.6 personali koosseisu ja töötasustamise analüüsimine ning personalialase aruandluse koostamine;
3.4.7 struktuuriüksuste juhtide konsulteerimine ja nõustamine töösuhete alastes küsimustes;
3.4.8 personali värbamise ja valiku korraldamine, sh konkursid akadeemilise personali ametikohtade täitmiseks;
3.4.9 akadeemiliste töötajate atesteerimise korraldamine;
3.4.10 välistöötajate Eestisse asumise ja töö alustamise toetamise koordineerimine, kasutades selle ülesande täitmisel nimetust Rahvusvaheliste töötajate keskus (inglise keeles International Staff Centre), sh:
3.4.10.1 ülikooli saabuvate välistöötajate nõustamineenne Eestisse saabumist ning selle järgselt;
3.4.10.2 vormistab ülikoolipoolsete dokumentide välistöötaja ümberasumiseks vormistamine;
3.4.10.3 välistöötajate viisade, elamislubade ning muude vajalike dokumentide taotlemisel toetamine;
3.4.10.4 loob koostöösidemete loomine partneritega välistöötajatele elukoha, meditsiiniteenuse ja perekonnaliikmete hariduse jätkamise hõlbustamiseks;
3.4.10.5 välistöötajate sisseelamise ja sotsialiseerimist toetavate tegevuste korraldamine;
3.4.10.6 välistöötajatele vajaliku informatsiooni koondamine ja ajakohasena hoidmine, selle avalikustamine kõikidele seotud osapooltele sise- ja välisveebis;
3.4.10.7 välistöötajatele suunatud sisekoolituste ja arendustegevuste korraldamine;
3.4.10.8 ülikooli struktuuriüksuste välistöötajatega tegelevate töötajate võrgustiku koondamine.

3.5  Kantselei ülesanded on ülikooli:
3.5.1 asjaajamise ja dokumendihalduse haldamise korraldamine ning järjepidevuse tagamine, sh:
3.5.2 asjaajamist reguleerivate õigusaktide väljatöötamine, rakendamine ja täitmise järelevalve;
3.5.3 dokumendihaldussüsteemi administreerimine, haldamine ja arendamine koostöös infotehnoloogia osakonnaga;
3.5.4 posti korraldamine;
3.5.4.1 üldisele e-posti aadressile saabuva kirjavahetuse vastuvõtmine ning vahendamine;
3.5.5 terviktekstide koostamine ja haldamine vastavalt asjaajamiseeskirjale;
3.5.6 dokumendimallide ja -vormide koostamise korraldamine;
3.5.7 dokumendiplankide, pitsatite ja visiitkaartide tellimine;
3.5.8 tänukirjade koostamine ja vormistamine;
3.5.9 dokumentidele avalikustamise ja juurdepääsu tagamise korraldamine, siseveebi dokumendirubriigi toimetamine;
3.5.10 õigusaktide tõlkimine inglise keelde, tõlgete toimetamine ja tõlketeenuse tellimise korraldamine;
3.5.11 pitsati hoidmine ja õiguspärase kasutamise tagamine;
3.5.12 ülikoolisiseste e-posti loendite haldamine koostöös infotehnoloogia osakonnaga;
3.5.13 struktuuri ja struktuuriüksuste koodnimede haldamine;
3.5.14 struktuuriüksuste asjaajamist korraldavate töötajate nimistu pidamine;
3.5.15 e-hääletuste korraldamine;
3.5.16 ühtse ingliskeelse ametialase terminoloogia arendamise korraldamine;
3.5.17 struktuuriüksuste nõustamine asjaajamise- dokumendihalduse ja arhiivinduse valdkonnas, sh dokumentide keele, stiili, vormistamise ja sisuga seotud küsimustes.
3.5.18 arhiivitöö korraldamine, arendamine ja järjepidevuse tagamine, sh:
3.5.18.1 dokumentide nõuetekohase korrastamise ja kirjeldamise korraldamine;
3.5.18.2 dokumentide nõuetekohane säilitamine, kasutamise korraldamine ja hävitamine;
3.5.18.3 arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi;
3.5.19 prorektorite asjaajamise korraldamine ja järjepidevuse tagamine, sh:
3.5.19.1 prorektoritele juhiabi teenuse osutamine, prorektorite asjaajamise korraldamine ja järjepidevuse tagamine;
3.5.19.2 külaliste vastuvõtmine ning teenindamise korraldamine;
3.5.19.3 vajadusel nõukogu ja senati, rektori ning akadeemilise komisjoni ajaajamise toetamine.