Käskkiri kehtestatakse Tallinna Tehnikaülikooli põhikirja § 11 punkti 12 alusel ja lähtudes finantseeskirja punktist 11.7.
1. ÜLDSÄTTED
1.1 Grandifondi, õppearendusfondi, kinnisvarafondi, IT-arendusfondi ning arengukava rakenduskava fondi haldamise ja kasutamise eeskirjaga (edaspidi eeskiri) sätestatakse Tallinna Tehnikaülikooli (edaspidi ülikool) finantseeskirja punktides 10.4.2,10.5.2, 10.6.2, 10.10 ja 10.19, nimetatud ülikoolisiseste fondide haldamise ja kasutamise tingimused ja kord. Fondide iga-aastased rahalised mahud otsustatakse vastavalt finantseeskirjale eelarve koostamise käigus.
1.2 Käesoleva eeskirja põhieesmärgiks on suurem läbipaistvus ja õigusselgus ülikoolisisesel rahastamisel. Põhieesmärgi saavutamiseks sätestatakse kvalifitseerimis- ja hindamiskriteeriumid, et oleks arusaadav, millistel alustel on projekte ja töid prioriseeritud, jälgitakse eesmärgistatust ja rahastamise seost ülikooli nõukogu 19.02.2021 otsusega nr 1 vastu võetud „Tallinna Tehnikaülikooli arengukava 2021-2025“ (edaspidi arengukava) rakendamisega, avalikustatakse asjakohased otsused ja tulemused, ning tagatakse mõistlikus ulatuses mõõdetavus ja seire.
1.3 Eeskirja reguleerimisalasse kuuluvad järgmised fondid:
1.3.1 Grandifond on teadusprorektori käsutatav fond, millest rahastatakse teadusgrante ja arendusgrante; arendusgrandid omakorda jagunevad stardigrantideks ja kommertsialiseerimisgrantideks.
1.3.2 Õppearendusfond on õppeprorektori käsutatav fond, millest rahastatakse õppearendustegevuste kvaliteedi tõstmise projekte ja arengukava rakenduskavast tulenevaid õppega seotud projekte.
1.3.3 Arengukava rakenduskava fond on rektori käsutatav fond, millest rahastatakse arengukava rakenduskavast tulenevaid projekte, mida ei rahastata õppearendusfondist.
1.3.4 Kinnisvarafond on kantsleri käsutatav fond, millest rahastatakse ülikooli kinnisvara väärtuse säilimise, arengu ja korrashoiu tagamise töid ja rohepöördest juhitud kinnisvara halduse muudatuste projekte.
1.3.5 IT-arendusfond on kantsleri käsutatav fond, millest rahastatakse kesksete IT süsteemide arendamise projekte.
1.4 Kõik käesolevas eeskirjas reguleeritud fondidest rahastatavad projektid peavad jälgima kokkulepitud kvaliteedi- ja projektijuhtimise põhimõtteid ja rektori 22.06.2021 käskkirjaga nr 23 kinnitatud “Tallinna Tehnikaülikooli kvaliteedikontseptsiooni“.
1.5 Kõik käesolevas eeskirjas reguleeritud fondide rahastamise põhimõtted, fondist taotlemise reeglid ning fondist väljamakstud summad koos toetuse saajatega avaldatakse ülikooli siseveebis.
2. GRANDIFOND – NOORTEADLASE TEADUSGRANT
2.1 Teadusgrandi eesmärk on tõsta noorteadlaste konkurentsivõimet, maandada konkurentsipõhise teadusrahastuse taotlemisega seotud riske, toetada iseseisvumist ja noorteadlaste järelkasvu. Rahastatud tegevused peavad olema ellu viidud 18 kuu jooksul alates grandi saamise kalendrikuust.
2.2 Teadusgrandi määramise eeltingimused on järgmised:
2.2.1 Ülikooli dokumendihalduse süsteemis on vastavalt ülikoolis kehtivale siseregulatsioonile registreeritud ülikoolivälisest allikast konkurentsipõhise rahastuse saamiseks esitatud projektitaotlus, mille sisuks on teadus- ja arendustegevus, ja taotlus on seejärel jäetud rahastamata. Konkurentsipõhiseks rahastuseks eeltoodud mõttes ei loeta hankemenetluse raames tehtavaid pakkumusi Eesti või muu riigi riigihankeid reguleerivate õigusaktide mõistes. Kui ülikoolivälise rahastamisallika tingimused näevad ette hindamislävendi või muud tingimused, mis on vajalikud, et kvalifitseeruda rahastamisele, siis peab projektitaotlus olema ületanud lävendi;
2.2.2 Projektitaotluse esitamise hetkel on vastutav täitja noorteadlane, st tema doktorikraadi saamisest (diplomi kuupäev) ei ole möödunud rohkem kui 10 aastat (vastutavaks täitjaks loetakse käesoleva eeskirja raames teadlane, kes on kas otsesõnu nimetatud vastava projekti vastutavaks täitjaks, või teistsuguse terminoloogia kasutamise korral on sõltumata nimetusest isikuks, kes rahastust taotleb ja selle eest põhilisena vastutab);
2.2.3 Vastutaval täitjal on kehtiv tööleping ülikooliga, tegemist on akadeemilise töökohaga ja vastutav täitja ei ole tenuuriprofessor;
2.2.4 Taotletud rahastuse (või mitme osalejaga taotluse korral ülikoolile taotletud toetuse) summaks peab olema vähemalt 80 000 eurot;
2.2.5 Vastutav täitja ei tohi olla arendusgrandi saaja perioodil, mis kattuks mistahes osas noorteadlase teadusgrandi saamise perioodiga.
2.3 Grandifondi teadusgrandi osa avatakse iga kalendriaasta 1. jaanuarist. Teadusgrandi suurus on 55 000 eurot ühe teadusgrandi (st ühe saaja) kohta, millest 10% (5500 eurot) makstakse teadusgrandi saaja instituudile üldkuluks. Grandisaajale avatakse teadusgrandi jaoks finantsallikas, finantsallika käsutaja on grandisaaja.
2.4 Teadusgrante määratakse ilma konkursita vastavalt kvalifitseerimistingimustele jooksvalt kuni fondi vastavaks eelarveaastaks määratud kogumahu täitumiseni hindamistulemuste teadusosakonnale saabumise järjekorras. Kvalifitseerunud teadlasele tehakse 10 tööpäeva jooksul pärast tingimustele vastamise selgumist teadusgrandi pakkumus, mille puhul tuleb 21 tööpäeva jooksul kinnitada vastuvõtmine ja millest on vastutaval täitjal võimalik põhjendatud juhul loobuda. Juhul kui toetuse saamisele kvalifitseerub eelarveaastal rohkem taotlusi, kui fondi maht võimaldab määrata, siis menetletakse fondi täitumise tõttu toetuseta jäänud pakkumusi järgmisel eelarveaastal eelisjärjekorras sõltuvalt fondi mahust, arvestusega, et fondi vastava eelarveaasta mahust ei eraldata rohkem kui 1/3 eelmise aasta taotlustele.
2.5 Samal teadlasel on õigus saada teadusgranti kokku kuni kolm korda, kusjuures iga järgmise teadusgrandi määramise aluseks oleva negatiivse rahastamisotsuse kuupäev peab olema vähemalt 12 kuu võrra hilisem, kui eelmise sellise otsuse kuupäev.
2.6 Põhjendatud juhtudel on teadusprorektoril õigus teadusgrandi määramisest loobuda või pärast teadusgrandi määramist selle maksmine lõpetada. Kui teadusgrandi maksmine lõpetatakse pärast selle määramist, võib makstud grandisumma osaliselt või täielikult tagasi nõuda. Käesolevas alapunktis sätestatud otsused peab heaks kiitma rektor.
2.7 Teadusgrant on mõeldud kasutamiseks teadus- ja arendustegevuseks või muudeks tegevusteks, mis on seotud ja vajalikud teadlase teadustööl põhineva konkurentsipõhise rahastuse taotluse edukaks esitamiseks. Teadusgranti ei pea kasutama tegevusteks, mis sisaldusid selle määramise aluseks olevas, rahastuseta jäänud taotluses. Grandist rahastatud tegevused peavad olema kooskõlas kõikide kohalduvate õigusaktidega, sh ülikoolisiseste õigusaktidega.
2.8 Grandisaaja peab läbima teadusosakonna korraldatud grandinõustamise. Nõustamise sisu ja vormi määrab teadusosakond.
2.9 Juhul, kui grandisaaja tööleping lõpeb enne ühe aasta möödumist teadusgrandi saamisest, hinnatakse vajadust proportsionaalne kasutamata jäänud osa tagasi maksta. Hindamise sisu ja vormi määrab teadusosakond.
3. GRANDIFOND – ARENDUSGRANDID
3.1 Arendusgrantide eesmärk on soodustada ülikooli teadustulemuste edasiarendamist moel, mis viiks saadava lahenduse kommertsialiseerimiseni. Arendusgrandiga toetatakse tehnoloogia arendamist ja katsetamist ning ärilise potentsiaali tuvastamist. Peamised võimalused kommertsialiseerimiseks on tasulise litsentsilepingu sõlmimine, intellektuaalse omandi müük, hargettevõtte asutamine või muude ettevõtlus- ja teadus- ja arendustegevuse lepingute sõlmimine.
3.2 Arendusgrantidest võib eelkõige katta järgmisi kulusid: konsultatsioonid, analüüsid, testimised, testimiseks vajalike materjalide soetamine, prototüübi loomiseks või arendamiseks vajalike komponentide soetamine, turundus, personali- ja reisikulud. Igast grandist makstakse 10% grandisaaja instituudile üldkuluks.
3.3 Arendusgrandid
3.3.1 Stardigrant
3.3.1.1 Stardigrant on mõeldud selleks, et tuvastada leiutise äriline potentsiaal ning maandada tehnoloogia turule toomisega seonduvaid ärilisi ja tehnoloogia-alaseid riske.
3.3.1.2 Stardigrandi toetuse maht on kuni 10 000 eurot.
3.3.1.3 Stardigarandi projekti pikkus 2 kuni 12 kuud.
3.3.1.4 Stardigrandi taotlusi võetakse vastu kolm kuni neli korda aastas.
3.3.2 Kommertsialiseerimisgrant
3.3.2.1 Kommertsialiseerimisgrant on mõeldud teadustöö tulemusena loodud kontseptsiooni osade või terviku läbikatsetamiseks või testimiseks simuleeritud keskkonnas;
3.3.2.2 Kommertsialiseerimisgrandi toetuse maht on kuni 75 000 eurot;
3.3.2.3 Kommertsialiseerimisgrandi projekti pikkus on 6 kuni 18 kuud;
3.3.2.4 Kommertsialiseerimisgrandi taotlusvoorud toimuvad üks kuni kaks korda aastas, nende toimumise ajad otsustab ja need kuulutab välja ettevõtlusosakonna juhataja.
3.4 Taotlemine ja kvalifitseerumistingimused
3.4.1 Taotluse vormid asuvad ülikooli siseportaalis.
3.4.2 Arendusgrante määratakse esitatud taotluste alusel. Taotluse võib esitada ülikooli töötaja.
3.4.3 Arendusgrandi taotluse määramiseks laed taotluste eeltingimustele vastavust hindab ettevõtlusosakond, juhindudes järgnevast:
3.4.4 Taotlus esitatakse ülikooli teadustöö tulemuste kommertsialiseerimiseks. Projekt on suunatud reaalelulise probleemi lahendamisele ja on ärilise potentsiaaliga.
3.4.5 Taotleja kinnitab, et projekti lõpptulemuse intellektuaalomand kuulub või antakse varaliste õiguste osas üle ülikoolile. Kui intellektuaalomandi õigused ei kuulu täielikult ülikoolile, siis tõendab taotleja, et on võimalik saada ärilisel eesmärgil kasutamise luba, kuna ilma selleta ei ole arendatava lahenduse laiaulatuslik rakendamine võimalik.
3.4.6 Juhul kui projekti tegevused on rahastatud varasemalt mõnest muust allikast, tuleb see taotluses välja tuua ja selgitada täiendava rahastuse vajalikkust.
3.4.7 Taotleja ei tohi olla noorteadlase teadusgrandisaaja perioodil, mis kattuks mistahes osas arendusgrandi saamise perioodiga.
3.4.8 Taotluse esitamist toetab asjaomane teaduskond (vahetu juht, doktorandi puhul juhendaja, või instituudi juht).
3.5 Hindamine
3.5.1 Hinnatakse esitletava probleemi olulisust, lahenduse sobivust ja lahenduse turupotentsiaali. Samuti meeskonna, elluviidavate tegevuste ning eelarve sobivust.
3.5.2 Stardigrandi taotluste sisulise hindamise viib läbi teadusprorektori poolt moodustatud ülikooli sisestest spetsialistidest koosnev hindamiskomisjon.
3.5.3 Kommertsialiseerimisgrandi taotluste sisulise hindamise viib läbi teadusprorektori poolt moodustatud ülikooli sise- ja välisekspertidest koosnev hindamiskomisjon.
3.5.4 Hindamiskomisjon võib otsustusprotsessi käigus teha ettepaneku toetussumma ja projekti elluviimise perioodi muutmiseks.
3.5.5 Taotluse koostamisel on soovitatav kaasata ka taotleva instituudi või teaduskonna ettevõtluse või arendustegevuse eest vastutav isik.
3.5.6 Toetuse määramise otsustab teadusprorektor, tuginedes hindamiskomisjonide hinnangutele.
3.6 Toetuse kasutamine
3.6.1 Arendusgrandid eraldatakse selleks loodud finantsallikale ühes osas pärast arendusgrandi määramise otsustamist teadusprorektori poolt.
3.6.2 Rahalised kulutused peavad olema kooskõlas projekti eesmärkide ja esitatud eelarvega.
3.7 Aruandlus
3.7.1 Arendusgrandi saanud projektide edenemist jälgib teadusprorektori poolt määratud isik.
3.7.2 Stardigrandi saaja esitab projekti lõppkuupäevast alates ühe kuu jooksul aruande.
3.7.3 Kommertsialiseerimisgrandi saaja esitab projekti alguskuupäevast arvates iga 6 kuu möödumisel aruande (ühe kuu jooksul vastava perioodi lõppemisest). Ettevõtlusosakond vaatab iga 6 kuu tagant üle kommertsialiseerimisgrandi saanud projektide edenemise ja rahastuse sihipärase kasutamise. Projektimuudatustest, mis võivad oluliselt mõjutada projekti kulgu või eelarvet, tuleb ettevõtlusosakonda teavitada.
3.8 Arendusgrantidega seotud tegevusi (programmi) koordineerib, taotlejaid nõustab ja taotlusi võtab vastu ettevõtlusosakond.
3.9 Teadusprorektor võib enda käesolevas peatükis sätestatud pädevuse delegeerida ettevõtlusprorektorile või ettevõtlusosakonna juhatajale.“
4. ÕPPEARENDUSFOND
4.1 Õppearendusfondi eesmärk on toetada õppetöö läbiviimise ja õppimise arendamist ning arengukava rakenduskavas kokku lepitud tegevuste elluviimist.
4.2 Õppearendusfond jaguneb kolmeks eraldi fondiks:
4.2.1 arengukava rakenduskava õppevaldkonna projektide fond;
4.2.2 õppeprorektori algatatud projektide fond;
4.2.3 teaduskondade õppearendusprojektide fond.
4.3 Õppeprorektori algatatud projektide fond jaguneb kolmeks alafondiks:
4.3.1 EuroTeQi raames tehtava koostöö soodustamise projektide alafond;
4.3.2 akadeemiliste töötajate õppearendustoetuse alafond;
4.3.3 õppevaldkonna arengu soodustamise toetuse alafond.
4.4 Arengukava rakenduskava õppevaldkonna projektide fondi eesmärk on toetada arengukava rakenduskava eesmärkide ja tegevuste elluviimist õppevaldkonnas. Sealhulgas toetatakse probleem- ja projektõppe juurutamist, e-toe ja e-õppe kvaliteedi tõstmist, kooliõpilaste ja olümpiakooli tegevusi, õppetööd läbiviivate akadeemiliste töötajate koolitusprogrammi ja teaduskondade didaktikakeskuste käivitamist. Arengukava rakenduskava õppevaldkonna projektide fondi kasutamise otsustab õppeprorektor eelarvega, tegemist ei ole taotluspõhiste vahenditega. Info avaldatakse siseportaalis.
4.5 EuroTeQi raames tehtava koostöö soodustamise projektide alafondi eesmärk on toetada EuroTeQi raames tehtavat rahvusvahelist koostööd ja sihtrühmaks on ülikooli liikmeskond. Alafondist rahastatakse personalikulu (valdavalt lisatasud) ja erinevaid pigem väikesemahulisi vahendite ja seadmete soetamise ning seminaride ja lähetustega seotud kulutusi. Täpsemad tingimused (sh taotlemise ja hindamise kord) sõltuvad iga tegevuse spetsiifilistest asjaoludest ja neid ei kehtestata käesoleva eeskirjaga. Info taotlusvoorude kohta ja tingimused avaldatakse jooksvalt ülikooli siseportaalis.
4.6 Akadeemiliste töötajate õppearendustoetuse alafondi eesmärk on toetada akadeemiliste töötajate õppearendustegevust, pedagoogilist enesetäiendamist ning tõsta seeläbi õppe läbiviimise kvaliteeti. Fondi sihtrühm on akadeemilised töötajad, kes viivad läbi õppetööd. Ühe toetuse suurus on kuni 3000 eurot, projekti kestus võib olla kuni 12 kuud.
4.6.1 Akadeemiliste töötajate õppearendustoetuse alafondist rahastuse saamiseks laekunud taotluste nõuetele vastavust hindab õppeprorektor, juhindudes järgnevast:
4.6.1.1 taotluse esitajal on instituudi direktori nõusolek;
4.6.1.2 projektitaotluse sisu on õppearendustegevus, pedagoogiline enesetäiendamine ja/või teaduspõhise õpetamise uurimine ja arendamine, mis on kooskõlas ülikooli arengukava eesmärkidega;
4.6.1.3 eelistatud on tegevused, mis ei ole juba rahastatud mõnest ülikoolivälisest allikast;
4.6.1.4 taotluses on kirjeldatud projekti eesmärk, aktuaalsus, oodatavad tulemused ja sihtrühm;
4.6.1.5 projektil on esialgne eelarve, mis vastab eesmärkidele, oodatavatele tulemustele ja ajakavale;
4.6.1.6 taotlus sisaldab infot selle kohta, kuidas plaanitakse projekti tulemusi levitada.
4.7 Õppevaldkonna arengu soodustamise toetuse alafondi eesmärk on soodustada õppevaldkonna arengut ja suurendada tulemuslikkust igaks aastaks kehtestatud prioriteets(et)el teema(de)l. Sihtrühmaks on akadeemilised töötajad, projektimeeskonnas võivad osaleda ka üliõpilased ja ülikoolivälised partnerid. Taotlusvoorude täpsemad eesmärgid ja tingimused kehtestab õppeprorektor igaks aastaks eraldi. Ühe toetuse suurus on 10 000 kuni 20 000 eurot, projekti kestus võib olla kuni 12 kuud. Taotlusvoor toimub kord aastas. Õppeprorektor võib vahendite olemasolul kuulutada välja ka täiendavaid taotlusvoore lihtsustatud kujul õppevaldkonna arengu soodustamiseks.
4.7.1 Õppevaldkonna arengu soodustamise toetuse alafondist rahastuse saamiseks laekunud taotluste nõuetele vastavust hindab õppeprorektor, juhindudes järgnevast:
4.7.1.1 taotluse esitajal on instituudi direktori nõusolek;
4.7.1.2 projekt aitab otseselt kaasa prioriteetse teema eesmärkide saavutamisele;
4.7.1.3 eelistatud on akadeemiliste struktuuriüksuste ja õppeprogrammide vahelist koostööd edendavad projektid;
4.7.1.4 eelistatud on tegevused, mis ei ole rahastatud juba mõnest ülikoolivälisest allikast;
4.7.1.5 taotluses on kirjeldatud sihtrühma suurus (osalevate üliõpilaste hulk) ja projekti aktuaalsus;
4.7.1.6 projektitaotlus sisaldab eesmärke, tulemusi, vahetulemusi ja edukriteeriume, mis on mõõdetavad ja tähtaegadega määratletud;
4.7.1.7 projektil on esialgne eelarve, mis vastab eesmärkidele, oodatavatele tulemustele ja ajakavale;
4.7.1.8 taotlus sisaldab infot selle kohta, kuidas plaanitakse projekti tulemusi levitada.
4.8 Teaduskondade õppearendusprojektide fondi eesmärk on toetada teaduskondade õppearendustegevust ning õppimiskeskse ja teaduspõhise õpikeskkonna loomist. Ühe projekti toetuse suurus on kuni 50 000 eurot, projekti kestus võib olla kuni 12 kuud. Taotlusvoor toimub kord aastas. Õppeprorektoril on õigus kehtestada taotlusvoorule prioriteetne teema.
4.8.1 Teaduskondade õppearendusprojektide fondist rahastuse saamiseks laekunud taotluste nõuetele vastavust hindab õppeprorektor, juhindudes järgnevast:
4.8.1.1 taotluse esitajal on dekaani ja vajadusel ka instituudi direktori nõusolek;
4.8.1.2 eelistatud on akadeemiliste struktuuriüksuste ja õppeprogrammide vahelist koostööd edendavad projektid;
4.8.1.3 eelistatud on projektid, mis on teaduskonna kaasfinantseeritud;
4.8.1.4 taotluses on kirjeldatud sihtrühma suurus (osalevate üliõpilaste hulk);
4.8.1.5 taotluses on kirjeldatud projekti aktuaalsus;
4.8.1.6 projektitaotlus sisaldab eesmärke, tulemusi, vahetulemusi ja edukriteeriume, mis on mõõdetavad ja tähtaegadega määratletud;
4.8.1.7 projektil on esialgne eelarve, mis vastab eesmärkidele, oodatavatele tulemustele ja ajakavale;
4.8.1.8 taotlus sisaldab infot selle kohta, kuidas plaanitakse projekti tulemusi levitada.
4.9 Akadeemiliste töötajate õppearendustoetuse alafondist, õppevaldkonna arengu soodustamise toetuse alafondist ja teaduskondade õppearendusprojektide fondist rahastuse saamiseks laekunud taotluste sisulise hindamise viib läbi õppeprorektor, kuulates eelnevalt ära õppekomisjoni arvamuse. Õppeprorektor ja õppekomisjon juhinduvad järgnevast:
4.9.1 taotluse hindamisel võetakse arvesse õppetööalast koostööd, taotluses esitatud tegevuste teostatavust ja riske ning võimalikku positiivset mõju, taotluses esitatud tegevuste jätkusuutlikkust, tähtaegu ja eelarvet, samuti toetuse olulisust ja lisatoetuste vajadusi, taotleja senist tegevust õppearendusvaldkonnas ning kompetentsi tegevuste ellu rakendamiseks;
4.9.2 taotluse hindamisel võib põhjendatud juhul küsida taotlejalt täiendavaid materjale;
4.9.3 hindamata jäetakse taotlused, mis ei vasta fondi eesmärkidele, isegi kui fondis on veel piisavalt vahendeid taotluse rahuldamiseks.
4.10 Punktis 4.9 nimetatud fondidest rahastuse saamiseks laekunud taotluste sisulise hindamise tulemusel ja võttes arvesse õppekomisjoni arvamust, selgitab õppeprorektor välja rahastamisele kuuluvad taotlused ja kinnitab rahastamisotsused korraldusega. Info avalikustatakse siseportaalis.
4.11 Põhjendatud juhtudel on õppeprorektoril õigus toetuse määramisest loobuda või pärast toetuse määramist selle maksmine lõpetada.
4.12 Toetuse saajale luuakse üldjuhul eraldi finantsallikas toetuse kasutamiseks.
4.13 Õppeprorektoril on õigus kehtestada toetuste määramisel teaduskondadele piirmäärad kooskõlastades need õppekomisjoniga.
4.14 Juhul, kui õppearendusfondi tekivad jäägid, otsustab fondi jääkide kasutamise õppeprorektor. Käesolevas peatükis käsitletud fondidest rahastatud projektide edenemist jälgivad õppeprorektori poolt määratud isikud.
5. KINNISVARAFOND
5.1 Kinnisvarafondi eesmärk on tagada ülikoolile kuuluva kinnisvara väärtuse säilimine, arendada selle jätkusuutlikku majandamist ja rohepööret ning õppe ja teadustööks vajaliku keskkonna loomist.
5.2 Kinnisvarafond jaguneb kaheks alafondiks – rohepöörde tegevuste reserviks ja kinnisvara parendusprojektide fondiks. Kinnisvarafondi finantsvahendite jagunemise rohepöörde tegevuste reservi ja kinnisvara parendusprojektide fondi vahel kooskõlastavad iga eelarveaasta kohta kantsler ja rohepöörde prorektor, kusjuures rohepöörde tegevuste reservile ei pea igal eelarveaastal finantsvahendeid võimaldama.
5.3 Kinnisvarafondist rahastatakse kinnisvaraga ja selle kasutamisega seotud tegevusi ja parendustöid. Kinnisvarafondist ei rahastata kinnisvaraosakonna ega rohepöörde prorektori alluvusala tööjõukulusid ega üksuste tegevuskulusid.
5.4 Kinnisvarafondi kasutamist korraldab kinnisvaraosakond.
5.5 Kinnisvara parendusprojektide ja tööde ettepanekud esitavad struktuuriüksuste juhid ja kinnisvaraosakonna talituste juhid.
5.5.1 Ettepanekud tuleb esitada ülikooli tugiportaalis, mida haldab kinnisvaraosakond. Samuti võib ettepanekud esitada e-posti teel kantslerile, rohepöörde prorektorile ja kinnisvara arendusdirektorile;
5.5.2 Ettepanekud registreeritakse kinnisvara arendus- ja parendustööde registris, mida haldab kinnisvaraosakond;
5.5.3 Kinnisvaraosakond prioritiseerib registris olevad tööd lähtudes tööde aegkriitilisusest, riskitasemest ja rahalisest maksumusest ning kooskõlastab tööde teostamise järjekorra taotluse esitanud üksustega;
5.5.4 Vastavalt kokku lepitud järjekorrale teostab kinnisvaraosakond tööde planeerimise ja eelarvestamise ning teavitab üksust eelarve kujunemisest;
5.5.5 Juhul kui tööd otsustatakse eelarvest ja ajakavast lähtuvalt teostada käivitab kinnisvara osakond tööd ja hanked vastavalt kokku lepitule.
5.6 Rohepöörde tegevused, mida rahastatakse rohepöörde tegevuste reservist, otsustavad rohepöörde prorektor ja kantsler ühiselt.
5.7 Kantsler teeb rektorile kinnisvarafondist rahastatud tegevustest ülevaate vähemalt kaks korda eelarveaasta jooksul.
6. IT-ARENDUSFOND
6.1 IT-arendusfondi eesmärgiks on ülikooli arengukava eesmärkide raames toetada äriprotsesside digitaliseerimist ning tagada ülikooli kesksete infosüsteemide areng ja ülikoolis kasutusel olevate infosüsteemide ajakohasus, modulaarsus ning arendamine liideste loomise võimalusi silmas pidades. Läbivateks põhimõteteks on pakkuda erinevate infosüsteemide üleselt ühtset kasutajakogemust, olla uute lahenduste loomisel kuluefektiivsed, tagada turvalisus ja ligipääsetavus.
6.2 IT-arendusfondist rahastatakse väliste hankepartnerite arendustöid ja sellega seotud tark- või riistvara soetamist. Fond ei rahasta üksuste (sh IT osakonna) tööjõu ja tegevuskulusid (nt infosüsteemide ülalhoid).
6.3 IT-arendusfondist rahastuse taotlemiseks koostavad tugistruktuuriüksustes paiknevad protsessijuhid koos nende juures paiknevate äriprojektijuhtidega arendustellimused ja lähteülesanded nende vastutuses olevatele rakendustele.
6.4 Rahastusele kvalifitseeruvad IT arendustellimused (sh IT väikearendused ja IT arendusprojektid rektori 25.08.2021 käskkirjaga nr 29 kinnitatud „Infotehnoloogia arendustööde eeskirja“ tähenduses), mille kohta on koostatud nõuetekohane lähteülesanne ning mille on kooskõlastanud IT arendusjuht. Nõuded IT arendustellimusele ja lähteülesandele on kirjeldatud „Infotehnoloogia arendustööde eeskirjas“.
6.5 Hindamise aluseks on prioriteetsus, teostatavus ja ajaline raamistik. IT arendusjuht kogub kokku kõik IT arendustellimused ning temaga koos vaatavad protsessijuhid üle tellimuste prioriteedid, teostatavuse, ajalise raamistiku ja eeldatavad maksumused. Vajadusel tehakse täpsustused.
6.6 IT arendusjuht koostab eelarveettepaneku ning esitab selle IT arendustööde juhtrühmale (haldus- ja tugistruktuuriüksuste juhid). IT arendustööde juhtrühm esitab eelarve kinnitamiseks kantslerile.
6.7 Eelarve koostatakse eelarveaastaks ja selle täitumist jälgib IT arendustööde juhtrühm vähemalt kaks korda aastas ning vajadusel tehakse muudatusettepanekud.
6.8 IT-arendusfondi finantsvahendite kasutamise eest vastutab arendustöö eest vastutav IT projektijuht.
6.9 IT arendustööde tegemist planeerivad äriprojektijuhid koostöös IT projektijuhtide ning IT arendusjuhiga, võttes arvesse juba töös olevaid IT arendusi ja IT arenduspartnerite võimekust töid teostada. IT arendustellimuse prioriteeti, plaani ja eelarvet saab vajadusel muuta, kooskõlastades muudatused IT arendusjuhi ja IT osakonna juhatajaga.
6.10 IT arendustellimuste ja IT projektide teostamise edenemist ja tulemusi jälgib IT arendustööde juhtrühm.
6.11 IT arendustööde eelarve ja selle täitmine on nähtav raportina IT arendustööde juhtrühmale, rektoraadile, protsessijuhtidele, äri- ja IT projektijuhtidele.
7. ARENGUKAVA RAKENDUSKAVA FOND
7.1 Arengukava rakenduskava fondi eesmärgiks on arengukavas sätestatud eesmärkide elluviimine. Fond on suunatud ülikooli struktuuriüksustele rektori käskkirjaga kinnitatud arengukava rakenduskava projektide läbiviimiseks.
7.2 Taotlus tuleb esitada läbi kooskõlastatud algatusettepaneku tugiportaalis. Taotlusvoorud toimuvad vähemalt üks kord aastas.
7.3 Projektide algatusettepanekute vastavust kvalifitseerimistingimustele kontrollib rektoraadi strateegiabüroo, lähtudes järgnevatest kvalifitseerimistingimustest:
7.3.1 esitatud on korrektselt esitatud algatusettepanek;
7.3.2 projekti sisu peab olema kooskõlas ülikooli arengukavaga (sh fookusvaldkondade ja strateegiliste eesmärkidega);
7.3.3 projekt peab omama otsest mõju arengukava võtmenäitajate ja rakenduskava mõõdikute sihttasemete täitmiseks;
7.3.4 projekti eesmärgid, tulemused, vahetulemused ning edukriteeriumid peavad olema selgelt mõõdetavad ning tähtaegadega määratletud;
7.3.5 projektil peab olema meeskond ning selged vastutajad;
7.3.6 projekti eelarve peab vastama eesmärkidele, tulemustele ja ajakavale.
7.4 Arendusprojektide sisulise hindamise viib läbi rektoraat vastavalt kehtestatud taotlemise ja hindamise tsüklile, mis on kinnitatud rektori 30.06.2021 käskkirjaga nr 26 “Tallinna Tehnikaülikooli arengukava 2021–2025 rakendamine”, lähtudes järgnevatest hindamiskriteeriumidest:
7.4.1 projekti prioriteetsus;
7.4.2 projekti strateegiline olulisus;
7.4.3 projekti mõju ja ulatus;
7.4.4 projekti ettevalmistuse ja planeerimise läbimõeldus.
7.5 Hindamise tulemusel võib rektor otsustada, et:
7.5.1 projekti rahastatakse täismahus;
7.5.2 projekti rahastatakse tingimuslikult;
7.5.3 projekti rahastatakse osaliselt;
7.5.4 projekt vajab otsustamiseks täiendavat analüüsi või;
7.5.5 projekti ei rahastata.
7.6 Rahastuse saanud projektile luuakse eraldi finantsallikas. Projekti elluviimise eest vastutab projektijuht. Projekti ajakava, eelarve ja eesmärkide täitmist kontrollib ja projekti riskide üle teeb järelevalvet struktuuriüksuse juht. Struktuuriüksuse juhil on kohustus informeerida rektoraadi strateegiabürood olulistest faktoritest, mis takistavad projekti eesmärkide ja edukuse saavutamist või ajakava täitmist (oluliseks loetakse hälvet alates 30% projekti eelarve suhtes, projekti eesmärkide täitmise suhtes ja projekti ajakava suhtes).
7.7 Projektijuht täidab kord aastas ettenähtud projektiaruandluse (eesmärkide täitumine, eelarve ülevaade, ajakavas püsimine). Projekti kulueelarve peab projekti eluea jooksul olema vajadusel kättesaadav.
7.8 Projekti tulemuste ja edukuse seiret teeb rektoraadi strateegiabüroo. Kord aastas vaatab komisjon kõik projektid üle ning annab hinnangu nende eesmärgipärasele täitmisele. Projektide ülevaade on kättesaadav JIRA keskkonnas.
8. RAKENDUSSÄTTED
8.1 Fondid avatakse peale aastaeelarve kinnitamist, kui käesolevas eeskirjas ei ole sätestatud teisiti.
8.2 Kui taotluste esitamine toimub selleks etteantud vormil ja käesolevas eeskirjas ei ole sätestatud teisiti, on taotluste vormid avaldatud ja tuleb täita need siseportaalis.
8.3 Fondi käsutajad võivad vajadusel anda täpsustavaid korraldusi.
8.4 Tunnistan kehtetuks 19.01.2022 käskkirjaga nr 4 kinnitatud grandifondi, õppearendusfondi, kinnisvarafondi, IT-arendusfondi ning arengukava rakenduskava fondi haldamise ja kasutamise eeskirja.
8.5 Käskkiri jõustub allkirjastamisel.