Juhtimine ja tugiteenused> Dokumendi- ja arhiivihaldus

Arhiivi juurdepääsu korraldamise ja arhiivihoidla ohutuse tagamise kord

Kinnitatud rektori 06.02.2012 käskkirjaga nr 47

1. Üldsätted

1.1 Arhiivile juurdepääsu korraldamise ja arhiivihoidla ohutuse tagamise korraga (edaspidi kord) reguleeritakse TTÜ arhiivihoidlas säilitatavatele dokumentidele juurdepääsu korraldamine, juurdepääsuõigust omavad isikud ja nende vastutus ning arhiivihoidla kasutamise reeglid kindlustamaks dokumentide pikaajalise säilimise.

1.2 Arhiivitalitus võtab vastu ja säilitab arhiivihoidlas TTÜ struktuuriüksuste alatise ja pikaajalise säilitustähtajaga dokumente. Erandina säilitatakse arhiivihoidlas lühiajalise säilitustähtajaga dokumente, kui nende säilitamine arhiivihoidlas on ette nähtud õigusaktiga või kui nende säilitamine struktuuriüksuses ei ole võimalik.

1.3 Arhiiviallikate publitseerimisel on osundamine TTÜ arhiivile kohustuslik.

1.4 Käesolevas korras kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
1.4.1 arhiiv – asutuse tegevuse käigus loodud või saadud dokumentide terviklik kogum;
1.4.2 arhiivi ohuplaan – dokument, kus on ära toodud tegevuskava arhiivihoidlas säilitatavate dokumentide kaitseks, päästmiseks ja taastamiseks tõenäolistes ohuolukordades;
1.4.3 arhiivihoidla – dokumentide nõuetekohaseks säilitamiseks kasutatav ruum;
1.4.4 arhivaal – dokument, millele avalik arhiiv on hindamise tulemusena andnud arhiiviväärtuse;
1.4.5 avalik arhiiv – arhiiviasutus Rahvusarhiivi tähenduses;
1.4.6 dokument – mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse tõendamiseks; käesolevas korras mõeldakse dokumentide all ka säilikuid ja arhivaale, kui ei ole sätestatud teisiti;
1.4.7 isikut tõendav dokument – isikut tõendavate dokumentide seaduse§ 2 lg 2 sätestatud dokument, TTÜ töötajal töötõend – magnetkaart;
1.4.8 säilik – paberdokumentide füüsilise haldamise üksus (toimik, mapp vms);
1.4.9 teised isikud – juriidilised isikud või füüsilised isikud, kes ei ole TTÜ töötajad;
1.4.10 toimikute loetelu – asutuses tekkinud dokumentide haldamise vahend.

2. Dokumentide kasutamine arhiivitalituse uurimissaalis

2.1 Arhiivitalitus tagab isikuttõendava dokumendi alusel TTÜ töötajatele ja teistele isikutele (edaspidi külastaja) juurdepääsu TTÜ toimikute loetelule, nimistutele ja muudele arhiivi kirjeldustele ning arhiivihoidlasse vastu võetud dokumentidele vajalikus mahus ja viisil kuni dokumentide hävitamiseni või üleandmiseni avalikku arhiivi.

2.2 Arhiivihoidlas säilitatavate dokumentidega või nende kasutuskoopiatega saab külastaja tutvuda arhiivitalituse ruumis XXX-120/1, kus on sisse seatud uurimissaal eraldi töökohtadega.

2.3 Uurimissaalis asuvaid trükiseid, nimistuid, loetelusid, samuti arhiivihoidlast toodud säilikuid saab külastaja kasutada ainult uurimissaalis. TTÜ töötajale laenutatakse dokumente vastavalt korra punktile 4.

2.4 Uurimissaali külastajale ei väljastata säilikuid, mis on halvas füüsilises seisukorras, kopeerimisel või korrastamisel, digiteeritud, seotud juurdepääsupiiranguga.

2.5 Uurimissaali külastajal on keelatud tegevused, mis võivad säilikuid kahjustada, samuti säilikute omaalgatuslik pildistamine, kopeerimine, skaneerimine ja filmimine.

2.6 Dokumentidest koopiate tellimiseks peab uurimissaali külastaja esitama arhiivitalituse töötajale taotluse.

2.7 Arhiivitalituse töötaja loal võib uurimissaali külastaja ise teha talle väljastatud säilikutest koopiaid enda digikaameraga isiklikeks vajadusteks mitteärilistel eesmärkidel, kui ta järgib kõiki säilikute kasutusnõudeid sealjuures ei kasuta välklampi ega kahjusta muul moel säilikuid või kui dokumendile ei kehti juurdepääsupiiranguid.

2.8 Uurimissaali külastaja:
2.8.1 on kohustatud täitma käesolevas korras esitatud nõudmisi ja arvestama arhiivitalituse töötaja märkustega. Korras sätestatu mittetäitmisel on arhiivitalituse juhatajal õigus keelata uurimissaali külastamine.
2.8.2 kannab vastutust iga kasutamiseks võetud säiliku eest ja on kohustatud koheselt teavitama arhiivitalituse töötajat kahjustatud säilikust või enda poolt tekitatud kahjustusest;
2.8.3 tagastab lahkumisel arhiivitalituse töötajale talle kasutada antud säilikud, nimistud ja muud materjalid;

2.9 Arhiivitalituse töötaja:
2.9.1 konsulteerib uurimissaali külastajat;
2.9.2 tagab dokumentide kasutamise, et see ei kahjusta dokumentide seisukorda ega ohusta edasist säilitamist;
2.9.3 omab õigust vajadusel piirata juurdepääsu dokumentidele, kui teabekandja füüsiline seisukord on halb või selle kasutamine võib dokumenti kahjustada, tagades samas isikule juurdepääsu dokumendis sisalduvale teabele;
2.9.4 kontrollib säilikute arhiivihoidlast uurimissaali väljastamisel ja tagastamisel nende terviklikkust ja seisukorda.

3. Juurdepääsupiiranguga dokumentidele juurdepääsu korraldamine

3.1 Juurdepääsupiiranguga dokumentide kirjeldused ning nendele juurdepääsu tingimused on avalikud. Juurdepääsupiiranguga dokumentidega tutvumise põhimõtted on TTÜ-s sätestatud „Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise korras“

3.2 Teabenõudjale võimaldatakse juurdepääsu juurdepääsupiiranguga dokumendile, kui teabenõudjal on selleks arhiivitalituse juhataja luba või seadusest tulenev õigus.

3.3 Juurdepääsupiiranguga dokumendist valmistatakse koopiaid vaid juhul, kui seda tingib dokumendi kasutamise vajadus.

4. Dokumentide ajutine väljastamine arhiivihoidlast

4.1 Üldjuhul ei laenutata arhiivihoidlas säilitatavaid dokumente väljapoole TTÜ-d.

4.2 Arhiivitalitus võimaldab TTÜ töötajale põhjendatud juhul tööülesannete täitmiseks arhiivihoidlas säilitatavate dokumentide tähtajalist laenutamist. Arhiivihoidlas säilitatavaid dokumente väljastatakse teistele isikutele ainult siis kui neil isikutel on selleks seaduslik nõudeõigus.

4.3 Dokumentide laenutamine arhiivihoidlast registreeritakse.

4.4 Arhiivitalituse töötaja väljastab ja võtab vastu tagastatud dokumendid arhiivihoidlasse ning kontrollib laenutamise tähtaegadest kinnipidamist.

4.5 Vajadusel valmistab arhiivitalituse töötaja enne dokumentide arhiivihoidlast väljastamist tagatiskoopia, mis hävitatakse peale originaali tagastamist.

5. Teabe vahendamine vastuseks arhiivipäringule

5.1 Arhiivitalitus väljastab vastusena juriidiliste ja füüsiliste isikute avaldustele teavet arhiivihoidlas säilitatavate dokumentide olemasolu kohta, teatisi, dokumentide koopiaid, ärakirju ja väljavõtteid, isikute originaaldokumente.

5.2 Arhiivipäringule vastatakse võimalusel kohe, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul alates avalduse saamisest.

5.3 Päringule ei vastata, kui avaldusest ei selgu taotluse esitaja isik ja tema kontaktandmed, taotluse objekt; esitatud lähteandmed ei ole piisavad teabe kindlakstegemiseks ja leidmiseks; taotletud teabele on juurdepääs piiratud; avaldusele vastamine nõuab suuremahulist uurimist, mis väljub faktide ning toimingute kontrollimise või tõestamise ulatusest.

5.4 Kui TTÜ arhiivihoidlas ei leidu avalduses taotletud teavet, edastatakse avaldus struktuuriüksusele või asutusele, kes haldab taotletavat teavet.

5.5 Kui päringule ei ole võimalik vastata või vastamise tähtaega on vaja pikendada, teavitatakse sellest avalduse esitajat.

6. Ohutuse tagamine arhiivihoidlas

6.1 Arhiivihoidla on suletud piirkond, kus kõrvalised isikud võivad liikuda ainult koos arhiivitalituse töötajaga.

6.2 Remont-, hooldus- ja koristustööde teostamine arhiivihoidlas toimub arhiivitalituse juhataja teadmisel.

6.3 Ajal, mil töötajad ei viibi arhiivihoidlas, on hoidla ruum suletud ja elektroonilise valve all.

6.4 Arhiivihoidlas on keelatud:
6.4.1 hoida kõrvalisi esemeid, sealhulgas toiduaineid, taimi, kergsüttivaid ja plahvatusohtlikke aineid;
6.4.2 viibida isikutel, kellel puudub selleks tööalane vajadus;
6.4.3 kasutada lisakütteseadmeid, lahtist tuld ning suitsetada;
6.4.4 viibida üleriietes, ja (katmata) välisjalatsites;
6.4.5 jätta säilikud laokile (lauale, põrandale, trepile);
6.4.6 muu tegevus, mis võib kahjustada dokumente.

6.5 Arhiivihoidlast lahkudes lülitatakse valgustus välja ja valvestatakse arhiivihoidla.

6.6 Tööpäeva lõppedes kontrollib arhiivitalituse töötaja arhiivihoidla ruumide seisukorda ning paneb ruumid valve alla.

6.7 Arhiivihoidlat koristatakse üks kord kuus.

6.8 Arhiivihoidlas paiknevaid säilikuid puhastatakse vastavalt nende seisukorrale ja reaalsele vajadusele.

6.9 Arhiivihoidla säilitustingimusi jälgitakse pidevalt. Võimalike riski- või ohuallikate ilmnemisel teavitatakse sellest arhiivitalituse juhatajat.

6.10 Mis tahes ohu korral tuleb käituda vastavalt arhiivi ohuplaanile.

6.11 Arhiiviruumide ohutuse tagamisel lähtuvad arhiivitalituse töötajad lisaks korrale arhiivieeskirjast, TTÜ üldisest tuleohutusjuhendist, arhiivi ohuplaanist ja muudest õigusaktidest.