Käskkiri kehtestatakse tuginedes Tallinna Tehnikaülikooli põhikirja § 11 punktile 12.
1. Üldsätted
1.1 Ülikooli domeeni ja e-posti teenuse kasutuskord (edaspidi kord) kehtib kõigile Tallinna Tehnikaülikooli (edaspidi ülikool) domeeni kasutavate teenuste omanikele ja e-posti teenuse (edaspidi teenus) kasutajatele.
1.2 Käesolevas dokumendis reguleeritakse domeeni ja e-posti teenuse kasutamise tingimused.
1.3 Domeeni ja e-posti teenuse omanik ja haldur on infotehnoloogia osakond.
1.4 E-posti teenuse osutamiseks kasutatakse Microsoft Office 365 platvormi. Lisaks käesolevale korrale rakenduvad teenuse kasutajale Microsoft Office 365 kasutustingimused.
2. Domeenid
2.1 Ülikooli ametlikuks domeeniks on taltech.ee.
2.2 Kõik ülikooli teenused, mis vajavad domeeni teenuse toimimiseks, kasutavad ülikooli ametlikku domeeni.
2.3 Infotehnoloogia osakonnal on õigus lubada põhjendatud juhtudel varasemate ametlike domeenide kasutamist (eelkõige juhtudel, kus domeeni vahetamine on majanduslikult ebamõistlik).
2.4 Ülikooli domeenil, sh alamdomeenidel paikevad avalikud teenused (sh veebilehed) peavad vastama nii Tallinna Tehnikaülikooli stiiliraamatule kui ka digitaalsete keskkondade stiiliraamatule. Nõuete täitmist jälgib turunduse ja kommunikatsiooni osakond. [jõustunud 21.10.2024]
2.5 Ülikooli domeeni, sh alamdomeeni kasutamine tuleb kooskõlastada turunduse ja kommunikatsiooni osakonnaga. Turunduse ja kommunikatsiooni osakonnal on õigus lubada põhjendatud juhtudel erisusi (eelkõige, kuid mitte ainult juhtudel, kus tehniliselt ei ole võimalik stiiliraamatut rakendada või see on majanduslikult ebamõistlik). [jõustunud 21.10.2024]
3. E-postkast ja e-posti aadressid
3.1 Ülikooli e-postkastid ja e-posti aadressid kuuluvad ülikoolile.
3.2 Ülikooli e-posti aadressid on ülikooli ametliku domeeni (taltech.ee) lõpuga.
3.3 Ülikooli e-posti aadressid on avalik teave.
3.4 Ülikool võib e-posti aadressidele edastada ülikooliga seotud teavet.
3.5 E-posti aadressid liigituvad isikustatud ja isikustamata aadressideks.
3.6 E-postkastiga võib olla seotud üks või mitu e-posti aadressi.
3.7 Isikustatud ülikooli e-posti aadress ja e-postkast luuakse automaatselt koos ülikooli Uni-ID kasutajatunnuse loomisega. Teenuse haldur edastab isikule andmed talle loodud e-postkasti kohta.
3.8 Isikustatud e-posti aadress ja e-postkast suletakse ja nende kasutusõigus peatatakse ülikooli Uni-ID sulgemisega. Isiku tööalase lepingu lõppemisel või isiku surma korral lisatakse e-postkastile juurde automaatvastus: „See on automaatne teade. Konto ei ole kasutusel. This is an automatic message. The account is no longer in use.”. [jõustunud 27.08.2024]
3.9 E-postkast säilitatakse suletuna üks aasta.
3.10 Isikustatud e-postkasti kasutamist pärast ülikoolis töötamise lõppu võib pikendada vastavalt digitaalse identiteedi eeskirjas sätestatule.
3.11 Ülikoolil on õigus automatiseeritud sisuanalüüsi abil kontrollida ja vajadusel eemaldada e-kirju ja nende manuseid.
4. Isikustatud e-posti aadress
4.1 Ülikooli töötajatel ja doktorantidele luuakse automaatselt isikustatud e-posti aadress kujul „Uni-ID kasutajatunnus@taltech.ee. Lisaks luuakse ülikooli töötajatele e ja doktorantidele primaarne ees- ja perekonnanimest koosnev ametlik e-posti aadress.
4.2 Üliõpilaste ametlik e-post aadressi kuju on „Uni-ID kasutajatunnus@taltech.ee“.
4.3 Ülikooli töötajatel, doktorantidel ja üliõpilastel on õigus valida ise endale sobiv e-posti aadressi kuju järgmistel juhtudel (tehniliselt varasem ametlik e-posti aadress jääb endiselt kehtima):
4.3.1 mitme samanimelise isiku puhul;
4.3.2 Uni-ID kombinatsioon omab üliõpilase jaoks ebasobivat tähendust;
4.3.3 muudel põhjendatud juhtudel.
4.4 Isikustatud e-posti suunamine on keelatud kõikidel UNI-ID omavatel isikutel, v.a suunamised infoturbe talituse poolt lubatud ülikooliga seotud domeenidele. [jõustunud 27.08.2024]
4.5 Isikustatud e-posti aadresside ja postkastide sidumine väliste kolmanda isiku teenustega on keelatud.
5. Isikustamata e-posti aadress
5.1 Isikustamata e-posti aadress on üksuse, rolli, seadme, sihtrühma või funktsiooni e-posti aadress.
5.2 Isikustamata e-posti aadress luuakse ja suletakse teenuse haldurile saadetud tellimuse alusel. Isikustamata e-posti aadressi kuju ei tohi olla kuuekohaline, mis koosneb ainult tähtedest.
5.3 Igale isikustamata e-posti aadressile määrab teenuse haldur vastutava isiku, lähtudes tellimusest.
6. Tööalane ja isiklik kirjavahetus
6.1 Ülikoolis töötavad isikud peavad tööalases suhtluses kasutama ülikooli e-posti aadresse.
6.2 Isikustatud e-posti aadressi võib kasutada isikliku kirjavahetuse pidamiseks, kuid isiklik kirjavahetus tuleb soovitavalt tähistada üheselt arusaadavalt kui isiklik kirjavahetus, nt paigaldades selle eraldi kausta.
6.3 Isikustamata e-posti aadresse ei kasutata isikliku kirjavahetuse pidamiseks.
6.4 Enne ülikooli Uni-ID sulgemist peab kasutaja eemaldama e-postkastist isikliku kirjavahetuse. Pärast ülikooli Uni-ID sulgemist läheb kogu e-postkasti sisu üle ülikoolile.
7. E-postkasti avamine
7.1 Isikustatud e-postkasti avamine ja kirjavahetuse lugemine ülikooli poolt on võimalik:
7.1.1 e-postkasti kasutaja nõusolekul;
7.1.2 e-postkasti kasutaja nõusolekuta, vajalikus mahus, e-postkasti kasutaja vahetu juhi taotlusel ja isikuandmete kaitse eest vastutava isiku kooskõlastusel;
7.1.3 infoturbe intsidendi lahendamisel teenuse halduri poolt;
7.1.4 seadusest tulenevatel juhtudel.
8. E-postkasti kasutamise erakorraline peatamine
8.1 Teenuse halduril on õigus teenus erakorraliselt peatada:
8.1.1 turvaintsidendi ära hoidmiseks või lahendamiseks;
8.1.2 ülikooli või ülikooliga seotud isiku mainekahju vältimiseks;
8.1.3 muu kahjuliku tagajärje ärahoidmiseks.
9. Rakendussätted
9.1 Kõik teenused, mis kasutavad varasemat ülikooli ametlikku domeeni, viiakse üle uuele ametlikule domeenile (v.a punkt 2.3 juhtudel). Varasemaid ametlikke domeene juurde ei looda.
9.2 E-posti teenuse kasutuskord (kinnitatud rektori 02.05.2016 käskkirjaga nr 70) tunnistatakse kehtetuks.
9.3 Isikustatud e-posti suunamise keelamise muudatus jõustub 15.10.2024. [jõustunud 27.08.2024]