Juhtimine ja tugiteenused> Dokumendi- ja arhiivihaldus

Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise kord

Kinnitatud rektori 12.12.2011 käskkirjaga nr 238
Muudetud rektori 25.05.2016 käskkirjaga nr 83
Muudetud rektori 31.03.2021 käskkirjaga nr 15 (jõustunud 01.04.2021)

Redaktsiooni jõustumise kuupäev: jõustunud 01.04.2021

Microsoft Word

1. Üldsätted

1.1 Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamise korraga (edaspidi kord) reguleeritakse Tallinna Tehnikaülikooli (edaspidi ülikool) valduses oleva teabe asutusesiseseks tunnistamist, juurdepääsupiirangu tähtaegasid, juurdepääsupiiranguga dokumentidega tutvumist ja hoidmist.

1.2 Korda ei kohaldata riigisaladuseks või salastatud välisteabeks oleva teabe suhtes kuni teabe salastatuse kustumiseni ning juurdepääsu võimaldamisel arhivaalidele.

1.3 Korda rakendatakse ülikooli tegevuse käigus saadud või loodud teabele, sõltumata teabekandjast. Sellise teabe suhtes, mida ei vormistata või pole veel vormistatud dokumendina, kohaldatakse analoogilist õiguslikku kaitset.

1.4 Teise teabevaldaja poolt avaliku teabe seaduse (edaspidi AvTS, leitav www.riigiteataja.ee) alusel asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabele rakendatakse samasugust õiguslikku kaitset nagu ülikooli asutusesisesele teabele.

2. Teabe asutusesiseseks tunnistamine

2.1 Teave tunnistatakse asutusesiseseks kasutamiseks avaliku teabe seaduse § 35 vastava lõike ja punkti või muus seaduses sätestatud alusel.

2.2 Dokumentide sarjadele, mis võivad sisaldada või valdavalt sisaldavad asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud dokumente, kehtestab rektor juurdepääsupiirangud dokumentide loeteluga.

2.3 Kui dokumendis sisaldub asutusesiseseks tunnistamist vajav teave, mille kohta dokumentide loetelus alus puudub, tunnistab dokumendi looja või valdaja või saaja teabe asutusesiseseks kasutamiseks struktuuriüksuse juhi või juristi otsuse alusel ja pöördub personaliosakonna poole ettepanekuga algatada dokumentide loetelu täiendamine. [jõustunud 01.04.2021]

2.4 Kui ülikool saab teiselt teabevaldajalt dokumendi, mis vajab AvTS alusel asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamist, konsulteeritakse enne vastava otsuse tegemist teabevaldajast saatjaga. Asutusesiseseks kasutamiseks ei tunnistata teavet, mis on teabevaldajast saatja poolt juba asutusesiseseks teabeks tunnistatud.

2.5 Juurdepääsupiirang kehtestatakse esimesel võimalusel pärast teabe saamist või loomist ja enne dokumendi registreerimist kirjaregistris.

2.6 Kui teabekandja seda võimaldab, tehakse asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumendile või dokumendi kogumile suurtähtedega märke ”ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS”, või selle lühendi ”AK“. Märkele lisatakse teabevaldaja nimi, juurdepääsupiirangu alus, lõpptähtpäev ja vormistamise kuupäev ning juurdepääsu piirangu kehtetuks tunnistamisel selle alus ja kuupäev. Märge vormistatakse templiga, arvutis või käsitsi.

Näide:

2.8 Kui teabekandja formaat ei võimalda märke tegemist teabekandjale, lisatakse see teabekandja juurde eraldi lehel või teabekandja ümbrisele, elektroonilises vormis dokumentide puhul dokumendi esilehele.

2.9 Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumendi registreerimisel dokumendiregistris märgitakse registrisse juurdepääsu piirangu alus ja tähtaeg, vajadusel muud olulised andmed.

2.10 Kui asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet on enne juurdepääsupiirangu kehtestamist edastatud ülikooli teistele teabevaldajatele, teavitab juurdepääsupiirangu kehtestaja neid juurdepääsupiirangu kehtestamisest viivitamatult.

3. Juurdepääsupiirangu tähtajad

3.1 Juurdepääsupiirang kehtestatakse kuni vastava aluse äralangemiseni, sündmuse saabumiseni või kuni viieks aastaks, arvates teabe koostamisest või saamisest. Kui teabe asutusesiseseks tunnistamise hetkel on võimalik ette näha viiest aastast lühemat piirangutähtaega, kehtestatakse võimalik lühim tähtaeg.

3.2 Kui juurdepääsupiirangu kehtestamise põhjus püsib ka selle lõppemisel, pikendab teavet valdava struktuuriüksuse juht piirangutähtaega veel kuni viie aasta võrra välja arvatud isikuandmeid sisaldava teabe puhul. Piirangutähtaja pikendamisest teavitab struktuuriüksuse juht viivitamatult teisi struktuuriüksusi ja teabevaldajaid, kellele see teave oli edastatud.

3.3 Asutusesiseseks tunnistatud teabe osas on teavet valdav töötaja kohustatud kontrollima, kas juurdepääsupiirangu tähtaeg on lõppenud või kas selle alus pole ära langenud. Juurdepääsu piiranguga teavet valdav töötaja võib vajaduse korral teha selleks piirangu kehtestanud struktuuriüksuse juhile või juriidilisele osakonnale ettepaneku tunnistada juurdepääsupiirang lõppenuks.

3.4 Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud isikuandmeid sisaldavale teabele kehtib juurdepääsupiirang 75 aastat alates selle saamisest või dokumenteerimisest, või 30 aastat alates isiku surmast, või kui surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat, alates isiku sünnist.

4. Juurdepääsupiiranguga teabega tutvumine

4.1 Juurdepääsupiiranguga teabega võivad tutvuda ülikooli töötajad, kellele see on tööalaselt vajalik. Vajalikkuse otsustab struktuuriüksuse juht, kelle valduses on juurdepääsupiiranguga teave. Ülikooli juhtkonnal on õigus piiranguta tutvuda asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabega.

4.2 Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teavet võib avaldada isikutele, kes pole ülikooli töötaja, ainult siis, kui see ei kahjusta ülikooli huve ning on ülikooli ülesannete täitmiseks hädavajalik.

4.3 Kui juurdepääsupiirangu on kehtestanud mõni teine teabevaldaja, on sellist teavet lubatud avalikustada isikutele, kes ei ole ülikooli töötaja, ainult selle teabevaldaja nõusolekul.

5. Isikuandmeid sisaldava teabe erisused

5.1 Isikuandmeid sisaldava teabe puhul küsitakse enne teabe avalikustamist andmesubjektilt nõusolekut. Vastavalt isikuandmete kaitse seaduse § 14 ei küsita nõusolekut, kui on olemas alus isikuandmete töötlemiseks ilma andmesubjekti nõusolekuta.

5.2 Isikuandmete väljastamisel kontrollitakse eelnevalt selleks aluse olemasolu isikuandmete kaitse seadusest.

5.3 Struktuuriüksuse asjaajamise eest vastutav töötaja peab arvestust, kellele, mis eesmärgil, millal, millisel viisil ja millist asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud isikuandmeid sisaldavat teavet struktuuriüksus väljastas.

5.4 Isikuandmeid sisaldava dokumendi sisu ei avalikustata dokumendiregistris. Registris avalikustatava dokumendi pealkirja või lühikese sisukokkuvõtte järgi ei tohi olla võimalik tuvastada isikuandmeid.

6. Juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine

6.1 Kui juurdepääsupiirangu alus langeb ära enne selle lõpptähtaja saabumist, tunnistab juurdepääsupiirangu kehtestanud struktuuriüksuse juht selle kehtetuks. Kui juurdepääsupiirangu kehtestanud struktuuriüksus on lõpetanud tegevuse ja tal ei ole õigusjärglast, on vastav õigus arhiivitalituse juhatajal või töötajal, kelle valduses dokument on.

6.2 Ennetähtaegselt kehtetuks tunnistatud juurdepääsupiirangust teavitatakse viivitamatult struktuuriüksusi ja teabevaldajaid, kellele see teave oli edastatud.

6.3 Juurdepääsupiirangu kustumisel või kehtetuks tunnistamisel tehakse nii dokumendile kui ka dokumendiregistris vastav märge.

7. Juurdepääsupiiranguga teabe hoidmine

Asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet sisaldavaid dokumente või muid andmekandjaid hoitakse struktuuriüksuses lukustatavas kapis või sahtlis. Asutusesisese teabe hoidmisel arvutis või arvutivõrgus või infosüsteemis peab see olema kaitstud parooliga.