1. Üldsätted

1.1  Kinnisvaraosakonna (edaspidi KVO) ehitus-, remondi- ja arendustööde eeskirjaga (edaspidi eeskiri) reguleeritakse Tallinna Tehnikaülikoolile (edaspidi ülikool) kuuluva kinnisvara vajalike remondi- ja ehitustööde teostamist, ehitusprojektide ja hangete koostamist, kavandamist ning prioriseerimist (edaspidi tellimus).

2. Mõisted

2.1 kinnisvara on ülikoolile kuuluv ja omanduses olev hoonetest, rajatistest ja kinnistutest koosnev vara.

2.2 Kinnisvaraosakond (edaspidi KVO) on haldus- ja struktuuriüksusena moodustatud osakond, mille põhieesmärk on ülikooli omandis või kasutuses oleva kinnisvara arendamine ja haldamine, logistikateenuse osutamine ning muu ülikooli üldkasutatava vara korrashoid vastavalt ülikooli põhitegevuse vajadusele.

2.3 arendus on ülikooli arengukavast, eesmärkidest ja kinnisvara olukorrast tingitud vajadusest tulenev kinnisvara ehitus-, remondi- ja arendustööde elluviimine.

2.4 tellija on ülikooli struktuuriüksuse esindaja, kes teeb ettepanekud ehitus-, remondi- või arendustöödeks.

2.5 tellimus on ettepanek ehitus-, remondi- või arendustööks mida saavad esitada ülikooli liikmeskonna liikmed ja mille on kooskõlastanud KVO.

2.6 KVO ehitus-, remondi- ja arendustöödele esitatavad nõuded on detailsemad nõuded KVO töödele, mis juhinduvad kinnisvara korrashoiu ja ehitusvaldkonda reguleerivatest õigusaktidest ning dokumendi Lisas 1 olevatest nõuetest.

2.7 projekt  on kindla ulatuse ja tähtajaga tellimustöö, mille eesmärgiks on ruumide, hoonete, kinnistute ja rajatiste olukorra parendamine, säilitamine, sisustamine, muutmine või ümbertegemine vastavalt tellija soovile.

2.8 väiketellimustöö on lihtsustatud korras läbiviidav väikesemahuline tellimustöö, mille maksumus jääb alla 5000 euro (sh käibemaks).

2.9 kinnisvarafond on eelarveperioodil ülikooli üldfondi eraldis kinnisvara arenduseks. Kinnisvarafondi kasutamist korraldab “Grandifondi, õppearendusfondi, kinnisvarafondi, IT-arendusfondi ning arengukava rakenduskava fondi haldamise ja kasutamise eeskiri”.

2.10 remondifond on kriitiliste väikeremonttööde teostamiseks mõeldud rahalised vahendid, mida kogutakse igakuiste  ruumide rentimise sise-arvetega struktuuriüksustelt ühele ruutmeetrile fikseeritud kulutariifi alusel.

2.11 kinnisvara parendustööde register (edaspidi KAP-REM register) on koondtabel prioriseeritud jooksvatele ja plaanis olevatele ehitus-, remondi- ja arendustöödele;

2.12 kinnisvara suuremahuliste arendusobjektide ja keskkonna rahastamine kooskõlastatakse, iga aastaselt rektoraadis vastavalt ülikooli kinnisvara arengustrateegia 10 aastasele tegevuskavale, koos ülikooli eelarvestrateegia kinnitamisega.

3. KVO ehitus-, remondi- ja arendustööde osalised, vastutused ja ülesanded

3.1 Struktuuriüksuse juht (tellija):
3.1.1 kirjeldab ehitus-, remondi- või arendusprojektide tellimuse vastavalt oma üksuse põhitegevuse vajadustele;
3.1.2 vastutab tellimuse sisu eest lähteülesande läbirääkimiste protsessis ning kinnitab tellimuse koos KVO projektijuhiga;
3.1.3 tagab tellijapoolse kontrollküsimustiku täitmise (vajadusel täpsustades KVO projektijuhiga Lisa 2);
3.1.4 määrab projekti mõõdikud / põhinäitajad koos KVO projektijuhiga;
3.1.5 kinnitab ja allkirjastab lähteülesande koos KVO projektijuhiga;
3.1.6 määrab tellijapoolse projektijuhi ja vajadusel valdkondlikud kontaktisikud;
3.1.7 tagab projekti jaoks vajalikud ressursid (inimesed, aeg, analüüsid);
3.1.8 vastutab riskide maandamise eest;
3.1.9 juhul kui ehitus-, remondi- või arendusprojekt on mitme üksuse ülene, siis on omanikuks selle üksuse juht, kelle üksust ehitus- või arendustöö enam hõlmab, või lepivad üksuste juhid omavahel omaniku rollis kokku.

3.2 Tellija projektijuht:
3.2.1 teeb igakülgset koostööd arendusprojekti raames KVO projektijuhi koordineerimisel;
3.2.2 sõnastab eesmärgid, teeb ruumiprogrammi ja muud vajalikud lähteülesande spetsifikatsioonid ning kooskõlastab need kasutajate ja KVO-ga. Kooskõlastab projekti tööplaani ja muu vajaliku dokumentatsiooni;
3.2.3 tagab, et struktuuriüksuse vastutusel olevate arendusprojektide tulemid saavutatakse kvaliteedi-, ajakulu- ja eelarve eesmärke täites;
3.2.4 osaleb läbirääkimistes, projekteerimis- ja ehituskoosolekutel KVO projektijuhi kutsel;
3.2.5 osaleb arendusprojekti lõppedes kasutajatele mõeldud koolitusel.

3.3 KVO talituse juht:
3.3.1 töötab välja ja ajakohastab  talituse tööprotsessid;
3.3.2 määrab igale tellimusele projektijuhi;
3.3.3 eraldab ja tagab projekti jaoks vajalikud ressursid (inimesed, aeg, finantsid);
3.3.4 vastutab käivitatud projektide tellimuste edukuse eest ja jälgib korrapäraselt projekti(de) edenemist;
3.3.5 kooskõlastab KVO juhiga kinnitatud eelarvevahendite kasutamise;
3.3.6 vastutab riskide kaardistamise ja maandamise eest;
3.3.7 juhul kui projekt on mitme talituse ülene, siis on omanikuks selle talituse juht kelle tööprotsesse projekt enam hõlmab, või lepivad talituste juhid omavahel omaniku rolli osas eraldi kokku.

3.4 KVO projektijuht:
3.4.1 on ülikooli esindaja hangetes;
3.4.2 kannab vastutust projekti eduka lõpptulemuse eest;
3.4.3 juhib tellimuse tööprotsessi kooskõlastatuna tellimuse omanikuga;
3.4.4 kirjeldab ja täpsustab Tellija tellimuse eesmärgid projekti jaoks;
3.4.5 allkirjastab koos tellijaga lähteülesande;
3.4.6 moodustab projektile meeskonna;
3.4.7 koordineerib töö teostamist koostöös KVO partneritega;
3.4.8 töötab välja tellimuse täitmise ajakava, hoolitseb selle täitmise eest ning vastutab projekti läbiviimise etappide eest andes regulaarselt ülevaadet ja informeerides töö edenemisest talituse juhti ning töö tellijat;
3.4.9 korraldab projektiga seotud kommunikatsiooni ülikooli töötajate ja osapoolte vahel;
3.4.10 vastutab projekti eelarves püsimise eest;
3.4.11 viib projekti vastavusse eeskirjade, standardite ja regulatsioonidega;
3.4.12 vastutab tööprotsessi tehnilise- ja projektdokumentatsiooni haldamise, uuendamise ja ajakohasena hoidmise eest;
3.4.13 korraldab projekti elluviimiseks vajaminevad hanked ja on lepingute  täitmisel  vastutav isik;
3.4.14 vastutab projekti edukuse ja riskide maandamise, kontrolli ning aruandluse eest;
3.4.15 vastutab projekti eduka  lõpetamise eest ning annab projekti koos  vajalike dokumentidega (projektdokumentatsioon, hooldusjuhendid, kasutusjuhendid, koolitus) üle haldus-, hooldus ning turvaüksustele ja ruumikasutajatele;
3.4.16 vastutab garantiiperioodil esile tulevate tööde dokumenteerimise ja teostuse eest. Korraldab garantiiülevaatused ning garantiitööde läbiviimise ja dokumenteerimise.

3.5 KVO vastutav spetsialist:
3.5.1 oma eriala vastutav spetsialist kes omab vastavat erialast pädevust;
3.5.2 koostab tellimusele lähteülesande ja kooskõlastab selle KVO projektijuhi ning KVO talituse juhiga;
3.5.3 osaleb erinevates projektides projekti meeskonna liikmena;
3.5.4 võib olla talituste juhtide poolt nimetatud ka projektijuhiks;
3.5.5 kohustub tegema projekti ajal jooksvat järelevalvet ning võtma oma vastutusala piires tehtav töö vastu.

3.6 Partner (väline partner või ülikoolisisene teadlane):
3.6.1 teostab projektijuhi poolt kinnitatud tellimusi;
3.6.2 lähtub tööde teostamisel ülikooli kinnisvara haldamise põhimõtetest ja kinnisvarale  esitatavatest nõuetest;
3.6.3 vastutab kokkulepitud eesmärkide saavutamise eest. Jälgib projekti arengut, tagab, et projekti eesmärgid saavutatakse kvaliteedi-, aja- ja kulu eesmärke täites ning vajadusel võtab kasutusele ennetus- või parandusmeetmed;
3.6.4 haldab projekti täitmisega seotud riske;
3.6.5 tagab kokkulepitud kujul aruandluse projektijuhile;
3.6.6 annab üle tellimuste raames tehtud töö.

3.7 KVO  juhtrühm:
3.7.1 koosneb talituste juhtidest ja KVO juhist;
3.7.2 vastutab tellimuste ja projektide prioriseerimise eest ning esitab ehitus- remonttööde ja projektide eelarve ettepaneku rektoraadile kooskõlastamiseks;
3.7.3 juhindub kinnisvara korrashoiu ning ehitusvaldkonda reguleerivatest õigusaktidest;
3.7.4 täidab muid õigusaktidest tulenevaid ja vastutusala juhi antud ülesandeid.

4. Ehitus-, remondi- ja arendustöö

4.1 Algatamine
4.1.1 kinnisvaraalase tellimuse saab algatada ülikooli liikmeskond iseteeninduskeskkonnas TalTech tugiportaalis;
4.1.2 tellimuse töötavad läbi talituste juht ja KVO spetsialist. Vajadusel kaasatakse lahenduse väljatöötamisse ülikooli akadeemilised ja tugistruktuuri töötajad ning võimalusel ka välised  eriala spetsialistid;
4.1.3 KVO spetsialist koostab tellimusele lähteülesande mille alusel otsustatakse, kas tegemist on väiketellimustöö või projektiga ning kooskõlastab selle talituse juhiga;
4.1.4 KVO juhtrühm otsustab tellimuste töösse võtmise või edasi lükkamise;
4.1.5 väiketellimustööd, millel on eelarvelised vahendid, realiseeritakse otse vastava ala spetsialisti kaudu ja ei lähtuta projekti menetluse protsessist, kuid ka nende  tööprotsesside puhul peab olema tagatud ehitus-, tehniliste- ja projektdokumentatsiooninõuete järgimine.

4.2 Tellimuste prioriseerimine ja planeerimine
4.2.1 tellimuste prioriseerimisele lähevad eelisjärjekorras ehitus-, remondi- ja arendustööd mis on esitatud hiljemalt 1. detsembriks ning mille on kooskõlastanud talituste juhid;
4.2.2 KVO lähtub tellimuste prioriseerimisel eelkõige tööde vastavusest ülikooli kinnisvara arengu- ja hoolduskavale, eesmärkidele ja vajadustele;
4.2.3 KVO juhtrühm vaatab kord kvartalis üle tellimuste hetkeseisu, prioriteedid, nende teostatavuse, ajagraafikud ja eeldatavad maksumused. Vajadusel tehakse tellimustesse täpsustused ning tööde juurde märgitakse vastavad kokkulepped ning muudatused;
4.2.4 talituste juhid koondavad oma valdkonna tellimused, sh KVO remondifondi eelarve kalendriaastaks millest moodustub esialgne kinnisvara kapitali ja remonditööde eelarve ettepanek;
4.2.5 prioriseeritud tellimuste alusel planeeritakse järgnevaks kalendriaastaks tööde loetelu, mis kooskõlastatakse kinnisvara kasutatavate struktuuriüksuste juhtidega;
4.2.6 KVO kapitali- ja remondieelarve ettepanekut menetleb KVO juhtrühm, kes teeb vajadusel oma otsusega muudatusettepanekuid. KVO juht esitab kapitali- ja remonditööde eelarve ettepaneku kooskõlastamiseks rektoraadile;
4.2.7 jooksval aastal lisanduvad kapitali- remondieelarve välised tööd, mida rahastatakse struktuuriüksuste poolt, lisatakse KAP-REM registrisse ning nende tööde teostuse järjekorra ja ajalise teostuse otsustab talituse juht;
4.2.8 eelarve kinnitamise järel jagatakse KVO tellimustööd  teostamise järjekorda.  Eelarve kasutamise eest vastutab talituse juht oma talituse tööde ulatuses;
4.2.9 talituse juht määrab tellimusele, mis on saanud rahalised vahendid projektijuhi, kes hakkab tellimust planeerima;
4.2.10 tellimuste tegemist planeerivad projektijuhid koostöös talituste juhtidega ning  spetsialistidega, võttes arvesse juba töös olevaid tellimusi;
4.2.11 KVO juhtrühm saadab ülikooli töötajatele novembris tööprotsesside analüüsimiseks kliendiküsitluse hindamaks osakonna tööd projektide läbiviimisel;
4.2.12 KVO avaldab ülikooli siseveebis jooksva aasta suurematest projektidest ülevaate, mida uuendatakse kaks korda aastas veebruaris ja juunis;
4.2.13 KVO annab iga aastaselt siseveebis ülevaate ülikooli jooksva aasta eelarvest rahastatava Kinnisvarafondi rahade kulutuse kohta.

4.3 Tööprotsessi kavandamine
4.3.1 tellimustele nõuetekohase tehnilise kirjelduse koostab TalTech tugiportaalis KVO projektijuht koostöös tellijaga kaasates vastava eriala spetsialistid ning vajadusel ülikooli teadlased;
4.3.2 projektile planeeritakse ajakava ning lisatakse eeldatav maksumus;
4.3.3 talituse juht kooskõlastab lõpliku kavandatud tööprotsessi ning võtab kooskõlastuse KVO juhilt;
4.3.4 talituse juht teeb ehitus-, remondi- ja/või arendustööle algatusettepaneku ning KVO projektijuht kooskõlastab tellijaga eesmärgid ja mõõdetavad tulemid;
4.3.5 KVO projektijuht koostab koostöös talituse juhiga KVO projektiplaani mis kinnitatakse KVO juhtrühma poolt.

4.4  Tööprojektide teostamine
4.4.1 KVO projektijuht viib läbi hankemenetluse, vastavalt ülikooli riigihangete korraldamise eeskirjale, vajadusel kaasates hangete spetsialisti;
4.4.2 KVO projektijuht informeerib tellijat ja tellija struktuuriüksuse töötajaskonda projekti tööprotsessi ajagraafikust;
4.4.3 KVO teavitab ülikooli töötajaskonda aasta jooksul töös olevatest remonditöödest ja projektidest siseveebis KVO fondide all olevas Kinnisvarafondi jooksva aasta projektide loendis:
4.4.3.1 siseveebis;
4.4.3.2 täpsem, suunatud info saadetakse meilile juhiabid@taltech.ee.
4.4.4 KVO projektijuht korraldab hankelepingute sõlmimise;
4.4.5 KVO projektijuht kaasab töö tellimuse teostamisse vajalikud KVO sisesed kui välised partnerid ning spetsialistid;
4.4.6 KVO projektijuht viib läbi kokkulepitud regulaarsusega koosolekuid tellijaga, KVO spetsialistidega ja töövõtjaga, et vaadata üle tööde seis ning hinnata hankelepingu täitmist;
4.4.7 KVO projektijuht annab kord kvartalis projekti käigust ülevaate KVO juhtrühmale kus vaadatakse üle projektide hetkeseis, nende teostatavus ja ajagraafikud. Vajadusel tehakse täpsustusi ning tööde juurde märgitakse vastavad kokkulepped ning muudatused;
4.4.8 KVO projektijuht korraldab, projekti lõppedes, üleandmistoimingud KVO vastutavatele spetsialistidele, pärast  mida antakse projekt üle tellijale ning sisestatakse teostusdokumendid KVO andmebaasi;
4.4.9 KVO projektijuht allkirjastab projektide vahe- ja rahalised aktid vajadusel kooskõlastatult talituse juhiga;
4.4.10 kui kokkulepitud eesmärk on saavutatud loetakse projekt lõpetatuks.

KVO ehitus- ja remondiprotsessid tabelina

LISA 1
KVO töödele esitatavad nõuded

Nõuded dokumenteerimisele

1.1 Üldised nõuded KVO ehitus-projekttöödega seotud dokumentide säilitamisel
1.1.1 Ehitusliku või hoone tehniliste seadmetega seotud materjalid ja muu vajalik dokumentatsioon kogutakse KVO osakonna poolt hallatavasse SharePointi keskkonda;
1.1.2 KVO tellimuste (edaspidi tellimus) täitmise käigus dokumenteeritakse ja/või uuendatakse dokumentatsiooni vastavalt allpool välja toodud nõuetele.

1.2 Nõuded KVO ehitus- remonttööde tellimusele (edaspidi tellimus)
1.2.1 Tellimused dokumenteeritakse ja menetletakse JIRA Service Deski keskkonnas;
1.2.2 Tellimuse juurde märgitakse:
1.2.2.1 Tellimuse sisu (probleemi või soovi kirjeldus);
1.2.2.2 Teostamise eesmärk;
1.2.2.3 Finantsallikas.

1.3 Nõuded tellimuse lähteülesandele:
1.3.1 Tellimused lisatakse JIRA Service Desk keskkonda;
1.3.2 Tellimuse juurde märgitakse:
1.3.2.1 struktuuriüksus (tellija);
1.3.2.2 KVO projektijuht;
1.3.2.3 meeskonna liikmed;
1.3.2.4 hinnanguline eelarve/maksumus;
1.3.2.5 eeldatav lähteülesande valmimisaeg;
1.3.2.6 eeldatav tööde valmimisaeg;
1.3.2.7 tellimuse sisu;
1.3.2.8 prioriteet.

1.4 Nõuded projektile. Projekt peab sisaldama järgmisi osasid:
1.4.1 Lähteülesanne;
1.4.2 Projekti eesmärk;
1.4.3 Projekti seos ülikooli strateegiliste eesmärkidega;
1.4.4 Oodatavad tulemused;
1.4.5 Vajalike ressursside kirjeldus;
1.4.6 Projekti esialgne eelarve;
1.4.7 Tegelik maksumus;
1.4.8 Projekti põhietapid.

1.5 Nõuded tellimuste dokumentatsiooni arhiveerimisele JIRA, SharePoint ja Delta keskkonnas
1.5.1 JIRA keskkonda luuakse vastavalt tellimusele tellimuse töökäsk;
1.5.2 Tellimustööga seotud suhtlus tellija, alltöövõtja või meeskonna osapoolte vahel   dokumenteeritakse JIRA vastava töö alla või SharePointis vastavas projektikaustas;
1.5.3 SharePointi keskkonda lisatakse kõik tellimusega seotud informatsioon teksti, faili või viite kujul:
1.5.3.1 Tellimusega seotud osapooled (tellija, meeskond, alltöövõtja, jt olulised isikud);
1.5.3.2 Hangete ettevalmistamise ja läbiviimisel loodud materjal asub SharePointis;
1.5.3.3 Raam- ja hankelepingud Delta 12-1, KVO lepingute kaustas;
1.5.3.4 Muud juriidilise sisuga dokumendid või muu oluline materjal;
1.5.3.5 Vajadusel lisatakse SharePointi keskkonnas materjalidele juurdepääsupiirangud;
1.5.3.6 Delta keskkonda salvestatakse kõik digitaalselt allkirjastatud dokumendid ja kirjavahetus;
1.5.3.7 Riigihangete registrisse salvestatakse alusdokumendid ja juhis (lepingu kavand, tehniline kirjeldus (sh viited projektidele ja maksumuse vorm), hanketeade, hankepassi vorm, kvalifitseerimistingimused, vastavustingimused;
1.5.3.8 Ehitisregistrisse salvestatakse ehitusloa / teatise ja kasutusloa / teatisega seotud dokumendid (projektdokumentatsioon, teostusdokumentatsioon, ehitusaegne dokumentatsioon (ehituspäevikud, protokollid) aktid, deklaratsioonid;
1.5.3.9 Servituutide ja isikliku kasutusõiguse lepingud salvestatakse Deltasse ja SharePointi lisades ka viited.

1.6 Nõuded tööde üleandmisele – vastuvõtmisele
1.6.1 Projektide puhul  mis on seotud ehitustegevusega on kohustuslik viia läbi nõutavad testid ning mõõdistused. Mõõdistuste tulemused tuleb salvestada  SharePoint keskkonda;
1.6.2 Tööde vastuvõtmise eelduseks on nõuetekohaselt loodud või uuendatud dokumentatsioon;
1.6.3 Allkirjastatud tööde üleandmis-vastuvõtmisakt.

1.7 Nõuded finantsallikate kasutamisele ja tööde arveldamisele:
1.7.1 Ehitustööde eest tasutakse vastava  hoone ÜLKAP finantsallika alt;
1.7.2 Remonditööd kaetakse remondifondi alt;
1.7.3 Remondifondist ei kaeta tööjõukulusid, lähetusi ega majanduskulusid;
1.7.4 Hooldusega seotud kulud kaetakse vastava hoone RENT finantsallika alt;
1.7.5 Struktuuriüksuste finantsallikatelt kaetavatele ehitus remonditöödele määravad finantsallikad struktuuriüksused ise;
1.7.6 Arveldamise aluseks on poolte poolt allkirjastatud leping ja rahaline üleandmis-vastuvõtmisakt.

1.8 Nõuded dokumentide säilitamisele:
1.8.1 Sarja 12-1 lepingud 10 aastat;
1.8.2 Sarja 11-5 ja 11-14 kirjavahetus haldus-majandustegevuse juhtimises 5 aastat.

Dokumentide säilitustähtajad on fikseeritud Tallinna Tehnikaülikooli liigitusskeemis.
https://portal.taltech.ee/wiki/show/et:teenused:dokumendi_ja_arhiivihaldus:main