1. Üldsätted

1.1 Käesolevate tingimustega reguleeritakse isikuandmete töötlemist ja kaitset täiendusõppe korraldamisel Tallinna Tehnikaülikoolis (edaspidi ülikool).

1.2 Isikuandmeteks on kõik tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku andmed, mis on seotud isiku füüsiliste, psüühiliste, füsioloogiliste, majanduslike, kultuuriliste või sotsiaalsete omaduste, suhete ja kuuluvusega.

1.3 Isikuandmete töötlemine on igasugune isikuandmetega tehtav toiming, sealhulgas isikuandmete kogumine, kasutamine, muutmine, avalikustamine, edastamine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, andmetele juurdepääsu võimaldamine ning päringute ja väljavõtete tegemine.

1.4 Ülikool töötleb isikuandmeid juhul, kui selleks on õiguslik alus. Ülikool töötleb isikuandmeid seni, kuni see on vajalik töötlemise eesmärgi ja/ või õigusakti nõuete täitmiseks.

1.5 Ülikoolis rakendatakse töödeldavate isikuandmete kaitseks avalikuks tuleku, volitamata töötlemise või hävimise eest sobivaid organisatsioonilisi, füüsilisi ja tehnilisi teabeturbe meetmeid.

2. Isikuandmete töötlemine ja kaitse täiendusõppe korraldamisel

2.1 Täiendusõppe korraldamisel töötleb ülikool täiendusõppes osalevate isikute (edaspidi täiendusõppija) andmeid.

2.2 Täiendusõppija isikuandmete töötlemise õiguslik alus on vastavalt täiendusõppe liigile avalikes huvides täidetav ülesanne ja/ või seadusjärgne kohustus.

2.3 Täiendusõppija isikuandmete töötlemise õiguslik alus tuleneb riiklikest õigusaktidest, sh täiskasvanute koolituse seadusest. Riiklike õigusaktide nõuete täitmist reguleeritakse konkreetsemalt ülikooli õigusaktidega, sh täiendusõppe eeskirjaga.

2.4 Tasulise koolituse korral võib isikuandmete töötlemise õiguslik alus olla ka täiendusõppijaga sõlmitud leping.

2.5 Ülikool töötleb täiendusõppe korraldamisel (sh täiendusõppe planeerimisel, läbiviimisel, õpitulemuste hindamisel, andmete kogumisel ja säilitamisel) isikute andmeid täiendusõppe korraldamise, dokumentide ja aruandluse koostamise eesmärgil.

2.6 Üldhariduskoolide andmeid kasutab ülikool statistika tegemise eesmärgil. Üldhariduskoolide alaealiste õpilaste täiendusõppe korral küsitakse lapsevanemalt/ eestkostjalt nõusolek andmete kogumiseks ja järgnevateks tegevusteks.

2.7 Täiendusõppe korraldamisel töödeldakse järgmisi täiendusõppija isikuandmeid:
2.7.1 ees- ja perekonnanimi;
2.7.2 isikukood;
2.7.3 kontaktandmed (e-post, telefon);
2.7.4 töötava isiku asutuse andmed;
2.7.5 töötava isiku ametikoha andmed;
2.7.6 tasulise koolituse puhul maksja andmed (nimi, isikukood, aadress);
2.7.7 üldhariduskooli õpilase puhul tema klass, kool, elukoha aadress, lapsevanema ees- ja perekonnanimi ning kontaktandmed;
2.7.8 täiendusõppes osalemise kinnitused;
2.7.9 täiendusõppe õpitulemused.

2.8 Täiendusõppija isikuandmeid (v.a täiendusõppes osalemise kinnitused ja täiendusõppe õpitulemused) kogutakse vastava registreerimisvormi kaudu.

2.9 Täiendusõppele registreerimise vormi juures esitatakse järgmine privaatsusteade: „Käesolevale koolitusele registreerudes töödeldakse Teie isikuandmeid ainult käesoleva koolitusega seotud tegevusteks, sh informatsiooni jagamiseks ja õppe läbiviimiseks ning selle läbimist tõendavate dokumentide koostamiseks. Isikuandmete töötlemise ja kaitse tingimustega on võimalik tutvuda Täiendusõppe andmekaitsetingimuste lehel, link lisatud.“

2.10 Registreerimine kursusele on võimalik ka juhul, kui kohad kursusel osalemiseks on hõivatud. Sel juhul saab kursusele registreerunud isik teate, et koolitusgrupp on täis. Seeläbi on võimalik koha vabanemise korral pakkuda järgmisele isikule kursusel osalemise võimalust vastava teate saatmisega.

2.11 Kui ülikool soovib täiendusõppijalt muid isikuandmeid, kogutakse neid täiendusõppija nõusoleku alusel või täiendusõppe rahastaja nõudel õigustatud huvi alusel lähtudes koolitustellimusest. Ülikool teavitab täiendusõppijat eraldi täiendavate täiendusõppija isikuandmete kogumisest ja muul eesmärgil töötlemisest.

2.12 Eraldi täiendusõppija nõusoleku andmise korral võib ülikool kasutada tema e-posti aadressi andmeid info saatmiseks teiste ülikooli korraldatavate koolituste kohta. Sel eesmärgil esitatakse täiendusõppijale järgmine kinnitamist vajav teade: „Soovin saada Tallinna Tehnikaülikooli koolituspakkumisi infokirjana e-posti teel.“ Täiendusõppija lisatakse vastavasse infolisti, millest täiendusõppija saab saabunud e-kirja jaluses oleva lingile vajutades alati loobuda.

2.13 Täiendusõppija isikuandmeid töödeldakse ülikooli õppeinfosüsteemis ÕIS, täiendusõppe infosüsteemis TÕIS, HTMi täienduskoolituste infosüsteemis Juhan, ülikooli veebilehe vastaval vormil ja e-õppe keskkondades, sh Moodle, Big Blue Button, Google Classroom, Zoom.

2.14 Ülikooli õppeinfosüsteemis ÕIS ja täiendusõppe infosüsteemis TÕIS asuvate isikuandmete muutmise vajadusest teavitab täiendusõppija ülikooli. E-õppe keskkondades saab täiendusõppija oma andmeid ja kontot ise seadistada.

2.15 Ülikooli õppeinfosüsteemi ÕIS ja täiendusõppe infosüsteemi TÕIS isikuandmeid säilitatakse elektrooniliselt ülikooli serverites, mis asuvad ülikooli serveriruumides Tallinnas Eesti Vabariigi territooriumil. Serverid vastavad ülikoolis ette nähtud IT-alastele standarditele. E-õppe keskkondade isikuandmeid säilitatakse elektrooniliselt Eestis, Euroopa Liidus või samaväärse andmekaitse tasemega riikides.

2.16 Täiendusõppija õpitulemustega seotud isikuandmeid säilitatakse alaliselt elukestva õppe põhimõttest lähtudes. Muude täiendusõppija isikuandmete säilitamise tähtajad on sätestatud ülikooli dokumentide loetelus.

2.17 Täiendusõppijaga seotud isikuandmeid, mida ei ole tarvis alaliselt säilitada, hävitatakse turvaliselt pärast säilitustähtaja, vaidlustamise ja koolituse rahastaja nõude esitamise tähtaja möödumist vastavalt ülikooli dokumentide loetelule.

2.18 Ülikool võib täiendusõppija isikuandmeid edastada koolituse rahastajale õigustatud huvi alusel.

2.19 Täiendusõppijal on võimalik isikuandmete töötlemise ja kaitse küsimustes võtta ühendust ülikooli andmekaitsespetsialistiga kontaktandmetel, mis esitatakse ülikooli veebilehel.

2.20 Täiendusõppijal on võimalik vajaduse korral pöörduda isikuandmete töötlemise ja kaitse küsimustes Andmekaitse Inspektsiooni poole kontaktandmetel, mis esitatakse ülikooli ja Andmekaitse Inspektsiooni veebilehtedel.