1.1 Regulatsiooni ülesanne

Käesoleva dokumendiga määratakse kindlaks, kuidas toimub Eesti Mereakadeemia (edaspidi EMERA) kvaliteedijuhtimissüsteemi regulatsioonide koostamine, kooskõlastamine, väljaandmine, haldamine, muutmine, kinnitamine ja tutvustamine.

1.2 Regulatsiooni ulatus

Juhend käsitleb kvaliteedijuhtimissüsteemi koosseisu kuuluvaid regulatsioone, mis sätestavad tehtavate tööde teostamise korra ja määravad vastutajad nende täitmise eest.

1.3 Regulatsiooni alus

1.3.1 EVS-EN ISO 9001:2015 Kvaliteedijuhtimissüsteemid. Nõuded
1.3.2 Tallinna Tehnikaülikooli (edaspidi ülikool) asjaajamiseeskiri

1.4 Mõisted ja lühendid

1.4.1 DHS – elektrooniline dokumendihaldussüsteem.
1.4.2 Normatiivakt – välise päritoluga dokument, milles sätestatud reeglid on täitmiseks kohustuslikud ja millest juhindutakse.
1.4.3 Põhiprotsess – EMERA põhitegevus (juhtimine, tasemeõpe, täiendusõpe, teadus- ja arendustegevus).
1.4.4 Regulatsioon – kvaliteedijuhtimissüsteemi dokument (käsiraamat, protseduur, statuut, kord, juhend, eeskiri ja tegevuse alused), mille koostamisel ja haldamisel on EMERA-s kohustuslik järgida standardis ISO 9001 toodud põhimõtteid. Regulatsioonidel võivad olla lisad (näiteks skeemid ja vormid).
1.4.5 Regulatsiooni haldamine – regulatsiooni eksemplari säilivuse tagamine ja selle perioodiline hindamine eesmärgiga selgitada välja, kas regulatsioon vajab muutmist, uuendamist või kehtetuks tunnistamist.
1.4.6 Regulatsiooni versioon – regulatsioonis tehtud muudatused tuuakse ära regulatsiooni kehtestavas EMERA direktori korralduses.
1.4.7 Regulatsiooni tähis – koosneb EMERA tähisest ülikooli süsteemis (V), põhi- või tugiprotsessi numbrist (1-7) ja järjekorranumbrist protsessis (näiteks tasemeõppe (V2) põhiprotsessi alla kuuluv regulatsioon V2/6 „Eesti Mereakadeemia praktikakorralduse eeskiri“). Regulatsiooni juurde kuuluv vorm tähistatakse numbriga pärast punkti (näiteks regulatsiooni „Eesti Mereakadeemia praktikakorralduse eeskiri“ juurde kuuluv vorm V2/6.2 „Praktika alustamise avaldus“).
1.4.8 Tugiprotsess – põhiprotsesse toetav tegevus (näiteks personalijuhtimine, rahaliste vahendite juhtimine, dokumendihaldus ja asjaajamine sh protsesside tõhusust jälgivad tugiprotsessid näiteks siseaudit jms).

2. Regulatsioonide koostamine, kooskõlastamine ja kinnitamine

2.1 Regulatsiooni koostamise vajaduse aluseks on kvaliteedikäsiraamat või reaalne vajadus toimingut reguleeriva dokumendi järele. Algatus regulatsiooni koostamiseks võib tulla vastava üksuse seest või juhtkonna otsusena, mis on antud suuliselt või vormistatud juhtkonnapoolse ülevaatuse protokollina, parendusettepanekuna või korraldusena.
2.2 Igale regulatsioonile määratakse koostaja. Koostajaks on vastutusvaldkonna juht ja/või tema poolt määratud isikud (töörühm).
Sealjuures tuleb määrata:
2.2.1 regulatsiooni eesmärk;
2.2.2 normatiivaktid ja nõuded, mida tuleb regulatsiooni koostamisel arvestada;
2.2.3 üksused ja isikud, kellega regulatsioon tuleb kooskõlastada;
2.2.4 regulatsiooni koostamise tähtaeg.
2.3 Regulatsiooni koostaja (töörühm) kogub vajalikud materjalid ja informatsiooni ning koostab nende alusel dokumendi projekti.
2.4 Koostaja esitab elektrooniliselt regulatsiooni eelnõu kvaliteedijuhile ning lisab ka omapoolsed ettepanekud kooskõlastajate kohta.
2.5 Kooskõlastajad tutvuvad dokumendi eelnõuga, et välistada vigu küsimustes, mis kuuluvad nende kompetentsi. Vajadusel peab koostaja andma kooskõlastajatele selgitusi, tutvustama alusmaterjale.
2.6 Koostaja (töörühm) töötab läbi kõik märkused ja ettepanekud ning arutab need vajadusel dokumendi koostamise ülesande andnud isikuga läbi. Kui ühist lahendust ei leita, antakse küsimus otsustada sellele, kes andis dokumendi koostamise ülesande. Tema otsus on lõplik.
2.7 Pärast lõplikku viimistlemist annab koostaja dokumendi projekti üle kvaliteedijuhile, kes kontrollib dokumendi vastavuse kvaliteedijuhtimissüsteemi nõuetele ja edastab dokumendi kinnitamiseks. Kinnitamisel vaadatakse vajadusel läbi ka märkused ja ettepanekud.
2.8 Kvaliteedijuhtimissüsteemi regulatsioonid kinnitab ja muudab EMERA direktor korraldusega.
2.9 Kinnitatud regulatsioonide originaalid säilitatakse vastavalt EMERA regulatsioonide koondnimekirjale. Dokumendi projektide, märkuste ja ettepanekute säilitamine pole kohustuslik.

3. Regulatsioonide vormistamine

3.1 Regulatsioonide vormistus ja ülesehitus on üldjuhul järgmine:
Päis: logo, dokumendi tähis, versiooni number, regulatsiooni haldaja, viited regulatsiooni kinnitamise/kehtestamise vms ja muutmise kohta.
3.1.1 Üldsätted (miks ja millisel eesmärgil on regulatsioon koostatud);
3.1.2 Dokumendi ulatus (millistes piirides regulatsioon kehtib);
3.1.3 Alused (viited dokumentidele, mis olid regulatsiooni koostamisel aluseks);
3.1.4 Mõisted ja lühendid;
3.1.5 Regulatsiooni põhiosa;
3.1.6 Täitjad ja vastutajad;
3.1.7 Lisad (skeemid jms).
3.2 EMERA keskustele koostatakse tegevuse alused. Tegevuse alustega sätestatakse keskuse ülesanded, struktuur, juhtimine jne.
3.3 Regulatsioon mahuga 10 ja enam lehekülge peab sisaldama sisukorda, esilehe võib kujundada tiitellehena.
3.4 Regulatsioonide vormistamiseks kasutatakse arvutikirja Calibri suurusega 11 punkti.

4. Regulatsiooni muutmine, kehtetuks tunnistamine

4.1 Regulatsiooni muutmise või kehtetuks tunnistamise aluseks võivad olla näiteks:
4.1.1 avastatud mittevastavused, tähelepanekud, märkused;
4.1.2 organisatsioonis kavandatavad või teostatud muutused;
4.1.3 dokumendi koostamisel aluseks olnud normatiivaktide muutumine;
4.1.4 parendusettepanekud.
4.2 Muudatused regulatsiooni viiakse sisse vastavalt ülikooli asjaajamiseeskirja nõuetele kvaliteedijuhi poolt. Regulatsiooni päises on viited regulatsiooni kinnitamise ja muutmise kohta.
4.3 Regulatsiooni kehtivust saab kontrollida ülikooli sisevõrgu ketta V kaustas „Kvaliteedidokumendid“ asuvast EMERA regulatsioonide koondnimekirjast, kus on toodud kehtivate regulatsioonide loetelu, viidetega nende kinnitamise ja muutmise alustele (võimalusel DHS-i avalikus vaates).
4.4 Kui on vajadus mittekehtivat regulatsiooni säilitada, tehakse sellele silmatorkav märge mittekehtimise kohta.

5. Regulatsioonide väljaandmine ja kättesaadavaks tegemine

5.1 Kvaliteedijuhtimissüsteemi regulatsioonide väljaandmine hõlmab dokumendi toimetamist (redigeerimist), originaali ettevalmistamist, kinnitamist, kinnitatud kujul kasutajatele kättesaadavaks tegemist ja juhuslike muudatuste vastu turvamist.
5.2 EMERA kvaliteedijuhtimissüsteemi regulatsioonid on kättesaadavad ülikooli sisevõrgu ketta V kaustast „Kvaliteedidokumendid“.
5.3 Ülikooli õigusaktid terviktekstidena on avaldatud ülikooli siseveebi dokumentide rubriigis pealkirja all „Terviktekstid ja vormid“.

6. Täitjad ja vastutajad

6.1 Koostaja:

6.1.1 koostab regulatsiooni projekti, edastab selle digitaalselt e-posti teel kvaliteedijuhile, kes säilitab regulatsioonist digitaalse eksemplari.

6.2 Kooskõlastajad:

6.2.1 hindavad, kas kooskõlastamiseks esitatud regulatsiooni projekt sobib kasutamiseks ega sisalda mittevastavusi nende tegevusalal;
6.2.2 esitavad mittevastavuste leidmise korral märkusi ja ettepanekuid nende kõrvaldamiseks.

6.3 Regulatsiooni haldaja:

6.3.1 Kvaliteedijuhtimissüsteemi regulatsioonile määratatud haldaja, kelle ametinimetus märgitakse dokumendi päises;
6.3.2 jälgib regulatsiooni jooksvat korrasolekut ja vajadusel teeb ettepanekuid selle muutmiseks.

6.4 Üksuse juht:

6.4.1 korraldab regulatsiooni tutvustamise töötajatele, kellel on antud dokumendiga seoses otseseid ülesandeid ja/või see mõjutab töötaja töökorraldust.

6.5 Töötaja:

6.5.1 Töötaja on kohustatud kvaliteedijuhtimissüsteemi regulatsioonidega tutvuma ja neid järgima;
6.5.2 EMERA töötajal on kohustus oma tööülesannete täitmisel järgida ülikooli sise-eeskirju.

6.6 Büroojuht:

6.6.1 esitab dokumendid kinnitamiseks läbi dokumendihaldussüsteemi.

6.7 Kvaliteedijuht:

6.7.1 koordineerib ja korraldab regulatsioonide väljatöötamist, jälgib regulatsioonide vormistamise ja haldamisnõuete täitmist;
6.7.2 viib regulatsiooni sisse muudatused;
6.7.3 teeb kinnitatud regulatsioonid kättesaadavaks ülikooli sisevõrgu ketta V kaustas „Kvaliteedidokumendid“.